Основи виплат працівникам

Як тільки на борту є чудові працівники, як утримати їх від стрибків з корабля? Один із способів - запропонувати хороший пакет пільг.

Багато власників малого бізнесу помилково вважають, що вони не можуть дозволити собі пропонувати пільги. Але хоча відсутність пільг може в короткостроковій перспективі збільшити ваш підсумок, тоді філософська філософія може задушити шанси вашого бізнесу на довгострокове процвітання. "Є певні переваги, які хороші співробітники відчувають, що вони повинні мати", - говорить Рей Сільверстайн, засновник PRO, президентської організації з питань ресурсів, дорадчої мережі для малого бізнесу.

Оголошенням списку обов'язкових виплат є медичне страхування, але багато претендентів на роботу також вимагають пенсійного плану, страхування на випадок інвалідності тощо. Скажіть цим заявникам, що ніяких пільг не пропонується, і часто кандидати вищої ланки відправиться до дверей.

Позитивна сторона цієї монети: запропонуйте правильну вигоду, і ваш бізнес може просто розпочати свій ріст. "Дайте працівникам ті переваги, які вони цінують, і вони будуть більш задоволені, пропустять менше робочих днів, з меншою ймовірністю звільняться і матимуть більшу відданість досягненню цілей компанії", - говорить Джо Лайнберрі, старший віце-президент Aon Consulting, консалтингова фірма з управління персоналом. "Дослідження показує, що коли працівники відчувають, що їхні потреби в задоволенні задоволені, вони більш продуктивні".

Основи переваг

Закон вимагає від роботодавців надання працівникам певних пільг. Ти повинен:

Дайте співробітникам вільний час для голосування, роботи присяжних та проходження військової служби.
Дотримуйтесь усіх вимог щодо компенсації працівників.
Утримайте податки FICA із заробітної плати працівників і сплатіть власну частину податків FICA, забезпечуючи працівникам пенсію та допомогу по інвалідності.
Сплачуйте державні та федеральні податки з безробіття, забезпечуючи тим самим виплати безробітним працівникам.
Сприяти державним програмам короткострокової втрати працездатності в штатах, де такі програми існують.
Дотримуйтесь Федеральної сімейної та медичної відпустки (FMLA).

Ви не зобов'язані надавати:

Пенсійні плани
Плани охорони здоров’я (крім Гавайських островів)
Стоматологічні або зорові плани
Плани страхування життя
Платні відпустки, відпустки або лікарняні

Однак насправді більшість компаній пропонують деякі або всі ці переваги, щоб зберегти конкурентоспроможність.

Більшість роботодавців забезпечують оплачувані відпустки на Новий рік, День пам’яті, День незалежності, День праці та День Подяки та Різдво. Багато роботодавців також дозволяють своїм працівникам брати відпустки без оплати праці, або дозволяють використовувати дні відпусток на релігійні свята. (Докладніше про вихідні дивіться у розділі "Недорогі переваги пропозиції вільного часу").

Більшість штатних працівників очікують на один-два тижні оплачуваних відпусток на рік. Пояснюючи співробітникам свою політику відпусток, вкажіть, наскільки заздалегідь слід робити запити на час відпустки та письмово чи усно. Немає законів, які вимагають від роботодавців надання відпустки на поховання, але більшість дозволяють відпустку на два-чотири дні у разі смерті близьких членів сім'ї.

Федеральний Закон про відпустки у справах сім'ї та медичних працівників (FMLA) вимагає від роботодавців надання робочих до 12 тижнів відпустки для відвідування народження або усиновлення дитини або важкого стану здоров'я працівника або члена найближчої родини. Після 12 тижнів відпустки без збереження заробітної плати ви повинні відновити працівника на тій самій роботі або на рівноцінній. 12 тижнів відпустки не потрібно брати відразу; в деяких випадках працівники можуть приймати це за день.

У більшості штатів лише роботодавці, які мають 50 і більше працівників, підпадають під дію Закону про відпустки у справах сім'ї та медичних відпусток. Однак у деяких штатах існують закони про сімейні відпустки, які встановлюють вимоги щодо сімейних відпусток для підприємств, у яких працює не більше п’яти працівників. Щоб з’ясувати вимоги штату, зв’яжіться з відділом праці штату.

Юридичні питання

Однак ускладнення швидко виникають, як тільки бізнес починає пропонувати переваги. Це тому, що такі основні виплати, як медичне страхування та пенсійні плани, потрапляють під пильну увагу уряду, і "дуже легко помилитися при складанні плану виплат", говорить Кетлін Мігер, адвокат, що спеціалізується на виплатах в ТОО "Kirkpatrick Lockhart".

І не думайте, що ніхто цього не помітить. Податкова служба може виявити під час перевірки, що ви робите, не відповідає нормам. Так само може й Міністерство праці США, яке останнім часом посилює свою аудиторську діяльність. У будь-якому випадку, гоф може бути дуже дорогим. "Ви можете втратити будь-які податкові пільги, якими ви користувались, із зворотною силою, а також можуть бути застосовані штрафи", - говорить Мігер.

Найбільша помилка? Залишаючи працівників поза планом. Приклади варіюються від виключення працівників, які працюють за сумісництвом, до невиплати пільг службовцям канцелярії та службі опіки. Принциповим правилом є те, що якщо один працівник отримує податкову пільгу - тобто ту, яка оплачується доларами до оподаткування, - та ж пільга повинна надаватися всім. Є лазівки, які можуть дозволити вам виключити деяких працівників, але навіть не думайте про те, щоб спробувати це без консультації фахівця.

Такі складності означають його добру пораду ніколи не йти цим шляхом поодинці. Ви можете скоротити витрати, проводячи попереднє дослідження самостійно, але перед тим, як складати будь-який план пільг, проконсультуйтеся з юристом або консультантом з пільг. Попередня інвестиція, можливо, 1000 доларів, може заощадити набагато більше грошей, допомагаючи обійти дорогі вибоїни.

Дорогі помилки

Якщо потреби працівників різняться в широких межах, розгляньте дедалі популярніші "плани їдальні", які дають працівникам довгі списки можливих вигод плюс фіксовану суму витрат.

Медична страховка

Обмеження витрат

Зростання витрат на медичне страхування змусило деякі малі підприємства скоротити вигоди, які вони пропонують. Перевізники, які складають політику для малого бізнесу, як правило, беруть дуже високі премії. Часто вони вимагають великої медичної інформації про кожного працівника. Якщо у кого-небудь із групи є попередні захворювання, перевізник може відмовитись у написанні поліса. Або, якщо хтось у компанії серйозно захворіє, перевізник може скасувати поліс наступного разу, коли він буде запропонований для поновлення.

Ще більше ускладнюючи манери, деякі штати вимагають певних пільг на охорону здоров'я, так що якщо роботодавець взагалі пропонує план, він повинен включати певні види покриття. Роботодавці, які не можуть собі дозволити, часто доводиться взагалі відмовлятися від страхування. Хороша новина: Багато штатів намагаються полегшити тягар, ухвалюючи закони, які полегшують малому бізнесу отримання медичної страховки та які забороняють страховим компаніям дискримінувати малі фірми. (МСА, описані вище, частково є відповіддю на проблеми, з якими стикається малий бізнес.) Наступні штати передбачають деякі спеціальні положення щодо малих роботодавців та медичного страхування: Каліфорнія, Коннектикут, Іллінойс, Айова, Канзас, Мен, Массачусетс, Нью-Джерсі, Північна Кароліна, Орегон, Південна Кароліна, Теннессі, Вісконсін та Вайомінг.

Поки не буде прийнято більше законів, що може робити малий бізнес? Є способи скоротити витрати, не входячи в страховий план ваших працівників. Зростаюча кількість малих підприємств об'єднується разом з іншими підприємцями, щоб насолодитися економією від масштабу та отримати більший вплив на страхові компанії.

Багато торгових асоціацій пропонують програми медичного страхування для власників малого бізнесу та їх працівників за нижчими ставками. У вашому бізнесі може бути лише п’ять співробітників, але в поєднанні з іншими, скажімо, 9000 членами асоціації та їх 65000 працівниками, ви маєте значний вплив. Перевізник видає політику всій асоціації; покриття вашої компанії не може бути припинено, якщо перевізник не скасує всю асоціацію.

Асоціації можуть домовлятися про нижчі тарифи та поліпшення покриття, оскільки перевізник не хоче втрачати такий великий шматок бізнесу. Таким чином, навіть найменша компанія з однією особою може вибирати з того самого меню варіантів охорони здоров’я, яким користуються великі компанії.

Асоціації - не єдиний шлях, яким потрібно пройти. У деяких штатах власники підприємств або групи створили мережі медичного страхування серед підприємств, які не мають нічого спільного, крім їх розміру та місцезнаходження. Зверніться до місцевої торгової палати, щоб дізнатись про такі програми у вашому районі.

Деякі люди були розірвані недобросовісними організаціями, які нібито торгують "груповими" страховими планами за цінами на 20-40 відсотків нижче діючої ставки. Проблема: ці плани не виплачують усі вимоги страхувальників, оскільки вони не забезпечені достатніми резервами готівки. Такі плани часто мають високі назви, що передбачають більшу асоціацію менших працівників.

Вище і далі

Що для вас означає COBRA? Ні, це не отруйна змія, яка повертається, щоб вкусити вас за зад. Зведений Закон про примирення Omnibus (COBRA) поширює медичне страхування на працівників та утриманців за межі тієї точки, в якій таке покриття традиційно припиняється.

COBRA дозволяє колишньому працівникові після того, як він звільнився або був звільнений (за винятком грубої неправомірної поведінки), право на постійне охоплення за станом здоров'я вашої групи протягом 18 місяців. Подружжя працівника може отримати охорону COBRA до 36 місяців після розлучення або смерті працівника, а діти можуть отримати до 36 місяців страхового покриття, коли досягнуть віку, у якому вони більше не класифікуються як особи, які перебувають на утриманні в рамках групового плану охорони здоров'я.

Хороша новина: Надання переваг COBRA не повинно коштувати вам компанії ні копійки. Законодавством роботодавцям дозволено стягувати з одержувачів 102 відсотки вартості продовження допомоги (додаткові два відсотки покривають адміністративні витрати).

Федеральний план COBRA поширюється на всі компанії, що мають більше 20 працівників. Однак у багатьох штатах існують подібні закони, що стосуються набагато менших компаній, тому, навіть якщо ваша компанія звільнена від федеральних законів про страхування, за певних обставин вам все одно доведеться продовжувати виплати. Зв’яжіться з Міністерством праці США, щоб визначити, чи повинна ваша компанія пропонувати COBRA або подібні пільги, та правила для цього.

Пенсійні плани

Великою помилкою деяких власників бізнесу є думка, що вони не можуть дозволити собі фінансувати пенсійний план замість повернення прибутку назад у бізнес. Але менше половини працівників невеликих компаній беруть участь у пенсійних планах. І компанії, які пропонують цей звіт про виплати, збільшили рівень утримання співробітників та стали більш щасливими та ефективними. Також не забувайте про себе: багато власників бізнесу ризикують не мати достатньо накопичених коштів для виходу на пенсію.

Щоб заохотити більше підприємств розпочати пенсійні плани, Закон про економічне зростання та звільнення від сплати податків від 2001 р. Передбачає податковий кредит на витрати, пов’язані із започаткуванням пенсійного плану, включаючи план 401 (k), ПРОСТИЙ план або спрощену пенсію працівникам (SEP). Кредит дорівнює 50 відсоткам перших 1000 доларів кваліфікованих стартових витрат, включаючи витрати на створення та адміністрування плану та навчання працівників про це. Для отримання додаткової інформації див. Форму IRS 8881, Кредит для початкових витрат пенсійного плану для малих роботодавців (PDF).

Не ігноруйте значення раннього інвестування. Якщо, починаючи з 35 років, ви щороку інвестували 3000 доларів США з 14-відсотковою річною прибутковістю; ви мали б щорічний дохід на пенсію майже 60 000 доларів у віці 65 років. Але 5000 доларів, вкладених за тією ж нормою прибутку, починаючи з 45 років, призводять лише до 30 700 доларів щорічного пенсійного доходу. Перевага пенсійних планів полягає в тому, що заощадження з оподатковуваних податків поки ви не виведете кошти - як правило, не перевищує 59 років. Якщо ви вилучаєте кошти до цього віку, вилучена сума повністю оподатковується, а також підлягає 10-відсотковому штрафу. Вартість неоподатковуваних інвестицій з часом означає, що найкраще починати відразу, навіть якщо ви починаєте з невеликими кроками.

Окрім довготривалої вигоди забезпечити своє майбутнє, складання пенсійного плану також має негайне задоволення від скорочення податків

Ось докладніше розглянути низку пенсійних планів для себе та своїх працівників.

Індивідуальний пенсійний рахунок (IRA)

IRA - це пенсійний накопичувальний пенсійний план, доступний кожному, хто працює та/або їхньому чоловікові/дружині, незалежно від того, є це працівник чи самозайнята особа. Однією з найбільших переваг цих планів є те, що прибуток на вашій ІРА зростає на основі відстрочки податків, поки ви не почнете виводити кошти. Чи підлягає вирахуванню ваш внесок у IRA, це залежатиме від рівня вашого доходу та від того, чи охоплюєте ви іншим пенсійним планом на роботі.

Ви також можете розглянути ІРА Рота. Незважаючи на те, що внески не підлягають оподаткуванню, виплати, які ви робите при виході на пенсію, не оподатковуються. Максимальний щорічний внесок, який люди можуть внести або в Roth, або в традиційну IRA, становить 3000 доларів США за 2004 рік, за умови, що вони відповідають вимогам.

Щоб претендувати на внески Roth IRA, коригований валовий дохід (AGI) однієї особи повинен бути менше 95 000 доларів США, а виплати повністю припиняються - 110 000 доларів США. Для подружніх пар, які подають документи спільно, AGI повинен бути менше 150 000 доларів. Сума внеску зменшується на 30 відсотків (35 відсотків, якщо 50 років і старше), доки вона не буде повністю ліквідована на рівні 160 000 доларів для спільних файлів. У 2005-2007 рр. Ліміт внесків як для окремих, так і для спільних заявників піднімається до 4000 доларів на людину та до 5000 доларів США на особу в 2008 році. Після цього внески та індексуються на інфляцію.

Незалежно від рівня доходу, ви можете претендувати на франшизну ІРА, якщо ви не берете участь у пенсійному плані, що фінансується роботодавцем, наприклад, 401 (k). Якщо ви працюєте в плані роботодавця, ви можете претендувати на франшизну ІРА, якщо ви відповідаєте вимогам щодо доходу. Майте на увазі, що можна створити або внести щорічні внески в ІРА в будь-який час до дати, коли ваша федеральна декларація з податку на прибуток буде сплачена за цей рік, не враховуючи продовжень. Суми внесків для франшизних ІРА такі ж, як і для ІРА Рота.

Для спільних заявників, навіть якщо на одного з подружжя поширюється пенсійний план, той з подружжя, на якого цей план не поширюється, може зробити внесок, що підлягає відрахуванню, з ІРА, якщо скоригований валовий дохід подружжя становить 150 000 доларів США або менше. Як і Roth IRA, сума, яку ви можете відрахувати, зменшується поетапно вище цього рівня доходу і повністю виключається для пар з доходом понад 160 000. Непрацюючі подружжя та їхні робочі партнери можуть внести до ІРА (до 3000 доларів США) до 6000 доларів за умови, що працюючий із подружжя заробляє не менше 6000 доларів. Можна внести додаткові 500 доларів США для кожного з подружжя, якому на кінець року виповнилося 50 років, якщо є необхідний зароблений дохід. Наприклад, двоє подружжя старше 50 років могли б внести загальну суму 7000 доларів США, якщо є принаймні 7000 доларів заробленого доходу.

Збереження стимулюючого плану відповідності співробітників (ПРОСТО)

ПРОСТІ плани - один із найпривабливіших варіантів, доступних для власників малого бізнесу. За допомогою цих планів ви можете використовувати 401 (k) або IRA як свій пенсійний план.

ПРОСТИЙ план - це просто - адмініструвати просто. Цей тип пенсійного плану не має великих вимог щодо оформлення документів та звітування.

Ви можете створити SIMPLE IRA, лише якщо у вас 100 або менше працівників, які отримали від вас компенсацію 5000 доларів США або більше за попередній рік. Роботодавець повинен внести план внесків, або узгоджуючи внески кожного працівника, який бере участь, долар за долар, до 3 відсотків заробітної плати кожного працівника, або вносячи загальний 2-відсотковий внесок для всіх працівників, навіть якщо вони цього не роблять. t брати участь у плані, що може бути дорогим.

Максимальна сума, яку кожен співробітник може внести до плану, не може перевищувати 9000 доларів США на 2004 рік; сума збільшується до 10 000 доларів США у 2005 році. Після цього сума буде проіндексована на інфляцію. Учасники ПРОСТОГО ІРА, яким на кінець календарного року 50 років і старше, можуть також внести додатковий внесок у розмірі 1500 доларів США у 2004 році, 2000 доларів США у 2005 році та 2500 доларів США у 2006 році.

Спрощений план пенсій для працівників (SEP)

Як випливає з назви, це найпростіший тип пенсійного плану. По суті, SEP - це прославлена ІРА, яка дозволяє щороку внести встановлений відсоток до максимальної суми. Паперова робота мінімальна, і вам не потрібно робити внески щороку. І незалежно від імені, вам не потрібні співробітники, щоб створити його.

Якщо у вас є співробітники (ну, в цьому і криється. Співробітники не вносять ніяких внесків у SEPS. Роботодавці повинні сплатити повну вартість плану, і будь-який відсоток, який ви внесите за себе, повинен застосовуватися до всіх прийнятних працівників. Максимальний внесок становить 25 відсотків компенсації працівника (максимум до 200 000 доларів) або 40 000 доларів, залежно від того, що менше.

План KOEGH

Закон про захист доходів від виходу на пенсію 1974 року (ERISA) регулює спосіб створення та управління планами 401 (k). Існує багато обов'язків, пов'язаних із створенням програми 401 (k). Наприклад, ви або хтось із вибраних вами має визначити варіанти інвестування, з яких співробітники зможуть вибрати. Ви повинні контролювати ефективність інвестицій, а також послуги, які надає той, хто керує вашим планом. ERISA існує, щоб переконатись, що будь-яка комісія, яка стягується, є "обґрунтованою". Встановлення 401 (k) - це складна процедура, яка регулюється багатьма тайними правилами. Ніколи не слід робити це без консультації з кваліфікованим податковим консультантом.

Куди йти

Оскільки існує так багато можливостей, радимо поговорити зі своїм бухгалтером про те, який тип плану найкращий для вас. Коли ви знаєте, чого хочете, куди ви йдете, щоб скласти пенсійний план?

Ощадні сертифікати (часто з вищою прибутковістю, ніж у банках або заощадження та позики)
Особисті та автокредити
Кредитні лінії
Перевірка рахунків
Рахунки різдвяного клубу

Лише кредитні спілки, закріплені державою, можуть додавати нові компанії до списків своїх членів. Щоб знайти кредитну спілку, яка прийме вашу компанію, зателефонуйте в лігу кредитних спілок штату .

Порівнюючи кредитні спілки, отримайте посилання та перевірте їх. Дізнайтеся, наскільки комунікативною та гнучкою є кредитна спілка. Вивчіть доступність. Є банкомати? Чи є місце поблизу вашого бізнесу? Враховуйте кінцевих користувачів - ваших співробітників.

Після затвердження вашої компанії призначте одну особу, яка буде основним зв'язком з кредитною спілкою. Ця особа зберігатиме інформацію про членство, а також форми реєстрації та заявки на позику. Розпочніть справи, попросивши представника профспілки провести реєстрацію на місці та, можливо, періодично повертатись для подальшого спостереження або нових реєстрацій.

Це керівництво було уривком із "Розпочніть власний бізнес, Розвивайте свій бізнес" та "Вибір правильного пенсійного плану" Девіда Мейєра.