Обґрунтування підготовки до іспиту IRS

31 грудня 2018 року - Більшість підприємств несуть витрати на поїздки, харчування, подарунки та перераховані майно під час звичайної діяльності. Податкова служба вимагає документації, щоб підтвердити, що ці витрати мають законну ділову мету, і якщо обґрунтування відсутнє, IRS може взагалі заборонити витрати. Витрати навіть заборонені в ситуаціях, коли суд вважає, що законні витрати були здійснені, якщо не було дотримано належного обґрунтування. Нижче наведено обмежені правила обґрунтування, пов’язані з діловими поїздками, харчуванням, подарунками та переліченим майном.

обґрунтування

Загальні правила

Розділ IRC 274 (d) визначає, що не дозволяється відраховуватись на будь-які витрати на поїздки, включаючи харчування та проживання вдома, поза місцевим транспортом, на будь-які витрати на ділові подарунки або стосовно будь-якого перерахованого майна, якщо платник податків не обґрунтує витрати. Наступні статті можуть бути обґрунтовані шляхом ведення належних одночасних записів або надання достатніх доказів, що підтверджують власну заяву платника податків, таких як:

  1. Сума таких витрат;
  2. Час і місце, або дата та використання витрат;
  3. Ділова мета витрат; і
  4. Ділові відносини з платником податків залучених осіб.

На додаток до виконання вищезазначених вимог обґрунтування, платники податків, як правило, повинні обґрунтувати всі витрати на поїздки, харчування та розваги на суму понад 75 доларів США письмовою квитанцією.

Коли ви подорожуєте

Обґрунтуйте витрати на відрядження, включивши спочатку суму кожного окремого видатку на транспорт, проживання та харчування. Далі вкажіть дату виїзду та повернення платника податків для кожної поїздки, кількість днів для ведення бізнесу, назву міста чи іншого призначення, а також ділову причину поїздки або характер ділової вигоди, яку отримали або очікували отримати.

Коли ви їсте

Ділове харчування повинно бути обґрунтоване включенням кількості їжі, дати їжі, часу, витраченого на обговорення справи, назви та адреси місця, ділової причини або характеру ділової вигоди, яку ви отримали або очікували отримати, а також професійних чи інших пов'язана інформація. Ця інформація може містити імена чи інші позначення осіб, які їдять, які показують їхні ділові стосунки з платником податків.

Коли ви даруєте подарунок

Бізнес-подарунки обмежені 25 доларами на особу на рік. Крім того, ця відрахування має бути обґрунтована - включаючи вартість подарунка, дату дарування, опис подарунка, ділову причину виготовлення подарунка або характер ділової вигоди, яку ви отримали або очікували отримати, а також професію, ім’я чи інше позначення одержувача, що показує ділові відносини з платником податку.

Коли у вас є транспортне майно

Перераховане майно, як правило, включає будь-які пасажирські автомобілі та будь-яке інше майно, що використовується як засіб пересування, наприклад, вантажівки, автобуси, поїзди, човни, літаки, мотоцикли або будь-який інший транспортний засіб, що використовується для перевезення людей або вантажів. Щодо майна, що перелічується, платник податків повинен обґрунтувати його ділове використання.

Хоча одночасний журнал не потрібно, журнал одночасного пробігу є загальним способом задоволення вимог обґрунтування. У журналі пробігу відображатиметься кількість пройдених миль, дата проїзду, походження та призначення, ділова мета та ділові відносини з платником податків будь-яких причетних осіб.

Правила щодо обгрунтування транспортних засобів є унікальними та варіюються залежно від конкретної політики щодо особистого користування транспортними засобами, які компанія підтримує. Наприклад, обґрунтування не потрібне, якщо роботодавець дотримується письмової політики щодо відсутності особистого користування. Якщо роботодавець дотримується письмової політики щодо особистого користування, крім поїздок на роботу, ніяких обґрунтувань не потрібно, але працівник отримає певний дохід на своєму W-2, пов'язаний із вартістю поїздки на роботу. Ще одна безпечна гавань, де обґрунтування не потрібно, - це те, коли роботодавець трактує транспортний засіб як 100% особисте користування, а працівник має оподатковуваний дохід, рівний 100% вартості наявності авто.

Що може піти не так

Якщо вимоги до обґрунтування не будуть задоволені, витрати можуть бути заборонені, що призведе до додаткових податків для платника податків. Нещодавно ми спостерігали посилений контроль за обґрунтуванням, включаючи бізнес та особистий пробіг автомобілів, що надаються роботодавцями. В одній ситуації не було дотримано належного обґрунтування, і IRS визначила, що вся вартість особистого користування автомобілем (включаючи заявлені відсотки бізнесу) повинна бути оподаткованою. Цей конкретний випадок призвів до додаткових податкових зобов’язань у розмірі приблизно 200 000 доларів США протягом декількох років.