Чи можуть (і повинні) працівники витрачати алкоголь?

Коли ми думаємо вести бізнес із клієнтами, більшість з нас не замислюються над тим, щоб доповнити трапезу гарною склянкою або двома винами (вставте тут підказку).

Це давня практика, але ми помічаємо зменшення вимог щодо витрат на алкоголь. Сьогодні алкоголь не завжди сприймається як обов’язковий момент ведення бізнесу, і це може зробити претензії на витрати алкоголю трохи сірою зоною.

Що говорить Закон про відшкодування спиртних напоїв у складі позовних вимог?

По суті, нічого особливого. Це тому, що тема алкоголю у бізнесі - тонка грань.

Технічно алкоголь є формою їжі. Це означає, що він купується та відшкодовується так само, як і інші види їжі. Отже, його можна включити як частину рахунку за харчування та легко представити у складі вимоги про витрати, коли він подається роботодавцю.

Питання ускладнюється через необхідність. Чи келих вина забезпечує успішні комерційні відносини між замовником та постачальником? Чи сприяє включення алкоголю діловим рішенням? (Дехто скаже так!)

Зрештою, чи є це витратою, як будь-яка інша, як частина ділового харчування?

Так і ні. Що стосується відшкодування податків, то найбільше значення має питання пропорційності понесених витрат. Поки витрати відповідають вимогам і вважаються необхідними для досягнення бажаної мети, проблема не повинна виникати.

Однак роботодавець завжди має остаточне слово в цьому питанні, і працівники дотримуються умов політики компанії щодо відрядження та витрат (T&E).

Як роботодавці управляють алкоголем у складі вимог про витрати?

Врешті-решт, це вирішує роботодавець. Більшість роботодавців заявляють, що працівник повинен платити за власні напої, якщо це не пов’язано з бізнесом. Однак, якщо це так, то компанія може і повинна законно відшкодувати працівникові його професійні витрати - в межах розумного. Існує різниця між тим, як працівник споживає дві склянки та дві пляшки вина під час їжі!

Ось чому дуже важливо мати політику витрат, яка б документувала різні ситуації та правильно обробляла всі випадки.

Яким чином алкоголь зафіксований у політиці з питань технічного та технічного розвитку?

Ось кілька прикладів лікування алкоголю в політиці:

Категорична політика: Відшкодування витрат на споживання алкоголю. Якщо працівник хоче випити, їм доведеться за це заплатити.
Прагматична політика: Відшкодування обмежується одним напоєм на людину за один прийом їжі, або еквівалентом £ X, за винятком дистильованих алкогольних напоїв
Гнучка політика: компанія залишає за своїми працівниками саморегулювання. Компанія буде втручатися лише у випадках відкритого та неодноразового зловживання відповідальністю.

Існують також інші ситуації, коли алкоголь можна вживати: у літаку, у міні-барі готелю чи в кафе на вокзалі під час очікування поїзда. Тому кожен випадок повинен бути визначений політикою вимог щодо витрат. Якщо прийнятним є відшкодування витрат на алкоголь у контексті комерційних відносин або партнерських відносин, це може бути не так у контексті самостійної поїздки. Роботодавець повинен конкретно і детально розказати про різні сценарії, в яких можуть опинитися працівники.

Як слід включати алкоголь за квитанціями до вимог про витрати?

Все залежить від вашої внутрішньої політики. Навіть при найсуворішій політиці нерідкі випадки, коли деякі працівники намагаються видавати алкоголь за чергові витрати, незважаючи на чітку заборону.

Ви можете уникнути цього, вимагаючи детальної розбивки рахунків з ресторану, а не просто загальної суми. Це вам знадобиться в будь-якому випадку, якщо ви плануєте повернути ПДВ на їжу.

Як я маю справу з поверненням ПДВ на алкоголь?

У межах продуктів харчування та напоїв існують різні ставки ПДВ. Усі алкогольні напої обкладаються податком у розмірі 20%, незалежно від їх виду або частки алкоголю (пиво, вино, сидр тощо). ПДВ можна отримати за розумний рівень напоїв під час їжі, якщо це прожитковий мінімум, а не розвага. Якщо ви відшкодуєте алкоголь у справі про витрати, важливо попросити детальну квитанцію. У рахунку-фактурі повинні бути вказані ставки ПДВ, щоб ви могли повернути відповідну суму.

Заключне слово

Якщо вашим працівникам дозволяється отримувати відшкодування за алкоголь, це полягає в ефективному нагляді та управлінні цими претензіями, щоб усі дотримувалися одного і того ж процесу.

Незважаючи на те, що заборона алкоголю може бути більш простим та економічно вигідним шляхом, вам доведеться врахувати культуру та цінності вашої компанії, оскільки це можна розглядати як негнучку та дещо драконічну.

Якщо ви хочете поговорити з членом нашої команди про те, як ви можете ефективніше розглядати вимоги про витрати, що містять алкоголь, і про те, що робить багато підприємств, таких як ваш, зв’яжіться з нами.

Найкращий у своєму класі бізнес процвітає завдяки цифровим витратам та управлінню рахунками постачальників

Навігація за новою нормою - зміни, які ви можете внести зараз, щоб налаштувати свій бізнес на майбутнє

Управління рахунками-фактурами в епоху цифрових технологій - більше немає натискання на папір

ПРО SAP CONCUR

SAP Concur - провідна у світі марка рішень для подорожей, витрат та рахунків.