11+ прикладів професійних текстів поза офісом

Оновлення: Ця публікація була оновлена 7 липня 2020 року.

Ви коли-небудь замислювались, що писати у повідомленнях, що не належать до офісу? Ви потрапили в потрібне місце! Іноді просто важко придумати ідеальний текст для відсутності в офісі, відразу. Ось чому ми вважали, що було б непогано поділитися хорошими прикладами та натхненнями, що не стосуються офісу. Нижче ви знайдете зразки повідомлень на будь-який випадок. Але спочатку давайте розглянемо основну інформацію, яку ви завжди повинні (застосовуються умови!) Мати у своєму повідомленні про відсутність, і якої слід уникати.

Що включити в повідомлення про відсутність офісу

Існує деяка інформація, яка просто повинна потрапити в будь-яке повідомлення, яке не працює. Вам може здатися, що цей список очевидний, але про щось легко забути, коли ви поспішаєте:

Що видалити з повідомлень про відсутність офісу

Деякі повідомлення про відсутність офісу просто дратують. Не лише тому, що вони означають, що вам, можливо, доведеться чекати відповіді - це само собою зрозуміло. Іноді ці автоматичні відповіді засмучують людей через те, що в них написано. Нижче ви знайдете список того, що слід видалити із повідомлень про відсутність офісу.

Є деякі винятки з деяких вищезазначених правил - ви, мабуть, можете бути набагато неформальнішими у своїх внутрішніх повідомленнях. Насправді, деяким вашим колегам може бути цікаво, чому саме вас там немає.

Приклади поза офісом

Нижче я представляю деякі шаблони поза офісом для різних випадків. Вони можуть виявитися вам корисними, якщо ви не можете знайти потрібні слова або не маєте часу написати ідеальне повідомлення про відсутність в офісі.

Універсальні повідомлення, що не належать до офісу

Наведені нижче приклади повинні працювати в будь-якій ситуації - вони не вдаються в подробиці, а розповідають вам все, що слід сказати.

Здравствуйте,
Мені щиро шкода, але ти щойно скучив за мною - я повернусь. Під час моєї відсутності не соромтеся звертатися за адресою. Він/вона зможе допомогти вам у вирішенні будь-яких питань чи питань, які можуть виникнути у вас.
Найкраще,

-Попередження про відсутність в офісі-
Шановний одержувачу! Вибач за це. Я обов’язково відповім вам, як тільки повернусь. Тим часом ви можете зв'язатися:
[email protected] для запитів про продаж,
[email protected], якщо вам потрібна технічна допомога.

Привіт,
Дякую за ваш електронний лист.
Я перебуваю у відпустці і не матиму доступу до моєї електронної пошти. Якщо ваша справа нагальна, ви можете зв’яжіться з нашою командою. В іншому випадку я повернуся до вас, як тільки повернусь в офіс.
Ура,

Поза офісом у відпустці або щорічній відпустці

Мабуть, найпоширеніший - ви можете бути здоровими як кінь роками, але час від часу всі їдуть у відпустку:

Дякую, що зв’язалися зі мною, але, на жаль, я у відпустці. Я повернусь і буду радий допомогти вам у вирішенні будь-яких проблем. Якщо вам потрібна негайна допомога, зв’яжіться зі Службою обслуговування клієнтів за адресою [email protected].

Здравствуйте,
Наскільки я хотів би дати вам швидку відповідь, я не можу. Я перебуваю у щорічній відпустці з до, і я не зможу регулярно перевіряти свою поштову скриньку, поки не повернусь. Ось чому я настійно рекомендую зв’язатися з нами для швидшого реагування.
З повагою,

Відсутність місця для батьківської відпустки

Чим ця особлива? Я маю на увазі, крім того, що тут відбувається диво народження. Ви повинні бути впевнені, що все в порядку, як правило - ці повідомлення, як правило, там протягом тривалого часу.

Привіт,
Я пішов у декретну/батьківську відпустку. Я не матиму доступу до своєї поштової скриньки між і. Під час моєї відсутності покривала для мене. Ви можете зв’язатися з нею/ним, надіславши електронний лист на адресу
З повагою,

Поза офіційним святом

Коли ви від’їжджаєте на державне свято, мабуть, зникли не лише ви. Ось чому особливо добре мати подібний ООФ для всіх співробітників:

Шановний читачу,
Дякуємо за ваш електронний лист, але наша компанія не працює на святі .
На жаль, це означає, що ми не зможемо надіслати вам жодної відповіді до .
Просимо вибачення за затримку, але бажаємо вам чудового сезону відпусток.
З повагою,

Поза офісом для ділових поїздок та тренувань

Якщо ви виходите з офісу на конференцію, ви зможете отримувати електронні листи та відповідати на них, але ви повинні інформувати інших про те, що ваші відповіді можуть затримуватися:

Привіт,
Я знаходжусь від до. Я обов’язково перевірю свою поштову скриньку між сесіями, але, можливо, знадобиться трохи більше часу, щоб я зв’язався з вами. Якщо ви не можете зачекати, зателефонуйте мені за номером .

Шановний одержувачу,
Зараз я відвідую тренінг. Як результат, моя відповідь може зайняти трохи більше часу, ніж зазвичай. Перепрошую за це. Я зможу відповісти вчасно, починаючи з .

Автовідповідач при віддаленій роботі

Коли ви працюєте віддалено, ви можете сказати, що ви постійно “поза офісом”. Якщо ви перейшли на віддалену роботу, справедливо повідомити своїх одержувачів, що вони можуть очікувати трохи довшого часу відповіді. Якщо час відповіді не довший, ви можете повідомити одержувачам, що, незважаючи на перехід до домашнього офісу, все в порядку, і всі запити обробляються як зазвичай. Не пам’ятайте, щоб ваша автовідповідь не була занадто довгою, однак:

Шановний користувач,
Дякую за повідомлення. Ми хотіли повідомити вам, що ми отримали ваш запит і виконуємо його. Ми повернемося до вас якомога швидше, що зазвичай займає менше годин. Якщо ваша справа нагальна, зателефонуйте нам за номером .
З повагою,

Дякую за ваш електронний лист
Через збільшення кількості запитів і меншої кількості доступних технічних працівників у вас може виникнути більший час відповіді. Тим не менше, ми мали б мати можливість зв’язатися з вами всередині .
У термінових питаннях ви можете зателефонувати нам за номером. Крім того, якщо ви шукаєте конкретну інформацію, не забудьте поглянути на нашу Часті запитання та наша велика база знань .
З повагою,

Приклади повідомлення з домашнього офісу

Коли ваш будинок стає вашим офісом, термін "поза офісом" вже не є точним. Однак одержувачам не потрібно знати, що ви, як правило, працюєте вдома, тому ви можете безпечно використовувати будь-яку загальну автоматичну відповідь. Додавання до автовідповідача повідомлення “поза домашнім офісом” жодним чином не корисно для одержувачів. Погляньте нижче на приклади повідомлень про відсутність офісу, якими ви можете користуватися, незалежно від того, звідки ви зазвичай працюєте:

Шановний сер/пані,
На даний момент я недоступний і не маю доступу до електронної пошти. Я повернусь і повернусь до вас якомога швидше. Якщо вам потрібна негайна допомога, звертайтесь за адресою .
З повагою,

Привіт,
Це автоматична відповідь. На даний момент я недоступний і не зможу надати вам швидку відповідь. Я повернусь до вас і зв’яжусь з вами тоді. Якщо вам терміново потрібна допомога, зателефонуйте до нашого офісу за адресою
Ура!

Смішні повідомлення з офісу

Навряд чи ти будеш використовувати їх для зовнішніх контактів, але ти можеш посміяти своїх колег, якщо ти підтримуєш це з хорошим смаком - зрештою, не всі мають однакове почуття гумору.

Привіт, це автовідповідач. не буде до
Наскільки я хотів би вам допомогти - не можу. Я занадто зайнятий видаленням усіх важливих електронних листів та контактів із поштової скриньки. Я впевнений, що він/вона зв’яжеться з вами якомога швидше. Тобто, якщо я пошкодую цей електронний лист. Якщо ваша справа нагальна, я спробую зв’язатися з нами .
Гарного вам дня,
Автовідповідач

Привіт,
Мені щиро шкода, але я не буду в офісі. Ви все ще можете зателефонувати мені за номером 1-900-зателефонуйте мені зараз ((можуть застосовуватися тарифи).
Батьківські поради - явний зміст.

Привіт,
Я ціную, що ви намагаєтесь зв’язатися зі мною, на жаль - я поза офісом позасмагав. Я повернусь о. Ймовірно, мені знадобиться два додаткові дні, щоб звикнути до свого офісу та перекопати сотні нових термінових електронних листів, перш ніж я повернусь до вас.
Або ви можете зв’язатися за негайною допомогою. Просто кажу.

Управління повідомленнями про відсутність офісу на сервері Exchange Server

Але чи замислювались ви коли-небудь, що може статися, якщо хтось забуде увімкнути свій автовідповідач і нікому не пересилатиме електронні листи? Це може спричинити серйозні проблеми, якщо хтось поспішає і навіть не підозрює, що його електронна пошта просто сидить там у чиїсь поштовій скриньці, сумна та непрочитана. На щастя, існує простий спосіб налаштувати повідомлення поза офісом для інших користувачів або навіть для цілої компанії відразу.

CodeTwo Exchange Rules Pro - це функціональний інструмент для підпису електронної пошти та управління потоком пошти. Однією з багатьох його можливостей є конфігурація автоматичних відповідей, завдяки чому ви можете переконатися, що кожен відсутній користувач надсилає повідомлення про відсутність в офісі та підтримує професійний тон. Ви можете автоматично персоналізувати повідомлення OOF для всіх співробітників, не торкаючись їх пристроїв. Крім того, ви отримуєте набагато більший контроль над електронною поштою поза офісом. Хоча традиційні повідомлення про відсутність офісу мають лише текстовий характер, автоматичні відповіді з поштового сервера, додані Правилами обміну CodeTwo, можуть містити гіперпосилання, зображення тощо. Завдяки цьому ви можете підтримувати високий рівень професійного спілкування та дотримуватися своєї візуальної ідентичності навіть за допомогою автоматичних відповідей. Спробуйте - це може врятувати ваш день!