Управління замовленнями - визначення, процес і цикл

Що таке управління замовленнями?

Кожного разу, коли ви робите замовлення в магазині, відбувається процес, який працює у фоновому режимі, поки нарешті не отримаєте свою покупку. Цей процес називається управлінням замовленнями, який в основному відстежує замовлення клієнтів та обробляє кроки, пов'язані з їх виконанням. Процес, як правило, складається з прийняття замовлення; вибір, упаковка та доставка товарів, зазначених у замовленні; і нарешті відстежувати їх, поки вони не будуть доставлені.

Прочитайте далі, щоб дізнатись більше про те, як працює управління замовленнями та як ефективна техніка управління замовленнями може допомогти вашому бізнесу.

Як працює управління замовленнями: Процес управління замовленнями

Процеси управління замовленнями розпочинаються одразу після того, як клієнт розміщує своє замовлення та оплачує його. Деталі замовлення надсилаються в інвентар магазину, де працівники складу керують комплектацією, упаковкою та доставкою. Процес закінчується реєстрацією магазину у клієнта, щоб з’ясувати, чи задоволений він своєю покупкою. Ось кроки типового процесу.

Більшість процесів управління замовленнями можна розділити на 3 етапи: отримання замовлення клієнта, виконання замовлення та обробка процесів післяпродажного обслуговування. Давайте подивимось, як працює кожен етап детально:

Етап 1 - отримання замовлення замовника

Перший етап будь-якого процесу управління замовленнями починається, коли клієнт розміщує замовлення у вашому бізнесі. Отримання включає прийняття замовлення від замовника та стягнення плати за нього. Після цього деталі закупівлі пересилаються на ваш склад, щоб ваш персонал міг почати працювати над підготовкою продуктів до відвантаження.

Етап 2 - Виконання замовлення замовника

На другому етапі ви фактично виконуєте замовлення клієнта. Цей етап можна розділити на 3 різні етапи:

Крок 1 - Збір

Виконання замовлення починається з процесу комплектування, при якому предмети витягуються зі складу. Склади зазвичай вистелені полицями, кожна з яких забезпечена різними видами продукції, тому працівники складу повинні мати можливість швидко та точно підібрати потрібні предмети для замовлення. Після того, як товари були вибрані, вони відправляються на пакувальну станцію для упаковки.

Крок 2 - Упаковка

Пакувальна станція несе більше обов’язків, ніж просто упаковувати предмети та відправляти їх на доставку. Вони також відповідають за використання відповідних пакувальних матеріалів для кожного продукту, щоб він потрапляв до клієнта цілим і у хорошому стані, одночасно ефективно використовуючи ресурси. Наприклад, надзвичайно крихкі предмети, такі як скляний посуд, повинні бути упаковані в бульбашкову плівку або повітряні подушки, а також у коробку належного розміру, щоб уникнути витрачання пакувального матеріалу.

Крок 3 - Доставка

Після того, як ви вибрали та упакували правильне замовлення, наступним кроком є його доставка. Працівники складу, які працюють на пункті відправлення, зазвичай виконують 3 завдання:

Додайте до замовлення відповідну ярлик для доставки та рахунок-фактуру
Позначення замовлення як поставленого у всіх ваших каналах збуту
Розсилання замовнику електронних листів з підтвердженням доставки та відстеження замовлення

Збір, упаковка та доставка можуть відбуватися в такому порядку, лише якщо у вашому бізнесі є необхідні товари на складі. То що ви робите, коли клієнт робить замовлення на певний товар, але у вас немає на складі? У подібних випадках у бізнесу залишається два варіанти: вони можуть або відхилити клієнта, або відкласти доставку замовлення на більш пізній термін, використовуючи попереднє замовлення або дропшиппінг.

Для попереднього замовлення компанія розміщує у постачальника замовлення на придбання товару, якого немає в наявності. Постачальник дасть підприємству дату, коли він отримає нові запаси, і, в свою чергу, бізнес призначає своєму клієнтові орієнтовну дату, яка повинна очікувати отримання їх замовлення. За допомогою дропшиппінгу бізнес пересилає замовлення замовника постачальнику, який доставляє товар безпосередньо замовнику, не відправляючи його спочатку бізнесу.

Етап 3 - Управління процесами після продажу

Останній етап управління замовленнями - це обробка післяпродажних процесів. Тут бізнес звертається до клієнтів, щоб отримати зворотний зв'язок і переконатися, що вони задоволені своєю покупкою, а також керувати будь-якою поверненням та відшкодуванням коштів, якщо вони не.

Всі три етапи разом складають типовий процес управління замовленнями. Деякі компанії люблять адаптувати стратегію управління замовленнями відповідно до своїх потреб. Управління замовленнями також застосовується для підприємств, які пропонують послуги замість товарів, хоча процес дещо відрізняється. Наприклад, розглянемо оператора мобільної мережі. Замість того, щоб вибирати, упаковувати та відправляти продукцію, компанія мобільної мережі повинна отримувати запит кожного клієнта про активацію мережі, а потім встановлювати її на мобільному телефоні клієнта.

Що робить управління замовленням важливим для бізнесу?

Організований та добре спланований процес управління замовленнями може творити чудеса для руху грошових потоків та запасів підприємства. Це може заощадити час і гроші, повідомити, чи добре працюють різні частини вашої компанії, і допомогти вам прогнозувати попит, який отримає ваш бізнес. Давайте розглянемо кожну з цих причин.

Оскільки кожен процес управління замовленнями сам складається з кількох окремих процесів, які мають координувати між собою від початку до кінця, це може допомогти вам скласти уявлення про те, чи працюють різні частини вашого бізнесу чи ні. Це важливо для того, щоб ваш бізнес працював як по маслу і швидко, точно і ефективно доставляв замовлення з мінімальними ймовірностями помилок. Отже, впорядкований процес може перетворитись на вищу задоволеність споживачів.

Ще одна перевага використання процесу управління замовленнями полягає в тому, що він може допомогти вам навчитися передбачати рівень попиту, який ви отримаєте. Прогнозування вашого попиту допоможе вам уникнути надмірного запасу та недоотримання, оскільки ви будете точно знати, скільки кожного товару вам потрібно буде поставити своїм клієнтам. Завдяки цьому ви готові продавати своїм клієнтам товари, які вони хочуть, коли вони цього хочуть. Оскільки прогнозування вашого попиту дає вам загальні вимоги та витрати вашого бізнесу, ви також можете використовувати цю інформацію, щоб виділити бюджет, якому слід слідувати. З часом дотримання цього бюджету також допоможе грошовому потоку вашого бізнесу, тому прогнозування попиту добре для ваших запасів, утримання клієнтів та прибутковості.

Все, від прийому замовлень та відстеження їх до їх виконання та піклування про післяпродажну діяльність, є частиною процесу управління замовленнями. Правильна техніка управління замовленнями, яка допомагає кожному процесу дотримуватися фіксованого бюджету, підтримує добре організовані товарні запаси та економить час та гроші, повинна бути на першому місці в списку пріоритетів кожного складу. Якщо ви цього ще не зробили, проаналізуйте свій бізнес і переконайтеся, що ви можете скористатися процесом управління замовленнями.

Слово з інвентаризації Zoho

Управління замовленнями є невід’ємною частиною ваших складських процесів, оскільки формує суть того, як ваші клієнти отримують своє замовлення. Але оскільки ваш бізнес починає отримувати більше замовлень, обробка всіх цих процесів вручну може стати дещо переважною. Це тоді, коли більшість підприємств переходять на використання системи управління замовленнями, наприклад, Zoho Inventory, яка управляє всіма вашими процесами виконання, спрощує доставку та відстеження і навіть дозволяє налаштовувати покупки за кількома каналами. Завдяки Zoho Inventory ви зможете виділити більше часу на зростання своїх замовлень, а не просто керувати ними. Спробуйте наше програмне забезпечення для управління замовленнями та дізнайтеся, як воно може допомогти впорядкувати ваші процеси управління замовленнями.