Спрощена літня програма харчування: Меморандум SFSP № 01-05

Цей меморандум містить подальшу інформацію щодо мого листа від 1 липня 2004 року, надісланого директору ДФСП кожного державного агентства, яке має право брати участь у спрощеній літній продовольчій програмі, що починається 1 січня 2005 р. Спрощена літня продовольча програма, розширення пілотного проекту, раніше відомого як пілот Lugar з 14 штатів, був затверджений Законом про дитяче харчування та реабілітацію WIC 2004 р. (PL 108-265).

літня

Прийнятні держави

PL 108-265 внесли зміни до Закону про національний шкільний обід Річарда Б. Рассела (NSLA) у розділі 18 (f), щоб встановити спрощені процедури обліку витрат як постійне положення для держав, що мають право на участь. Розділ 18 (f) (1) NSLA визначає прийнятні штати як вихідні штати, які брали участь у пілотному проекті (загалом 14), та додаткові стани, які мають право на основі переглянутої формули, описаної в розділі 18 (f) (1) ( Б). Виходячи з цього визначення, наступні штати, перелічені в алфавітному порядку (жирні шрифти є новими), можуть брати участь у спрощеній версії SFSP:

1. Аляска
2. Арканзас
3. Колорадо
4. Айдахо
5. Індіана
6. Айова
7. Канзас
8. Кентуккі
9. Луїзіана
10. Мічиган		 11. Міссісіпі
12. Небраска
13. Нью-Гемпшир
14. Північна Дакота
15. Огайо
16. Оклахома
17. Орегон
18. Пуерто-Рико
19. Техас
20. Вайомінг

Спрощені процедури обліку витрат

Починаючи з 1 січня 2005 р., Усі спонсори у відповідних штатах звільняються від вимог порівняння витрат, передбачених пунктом 225.9 (d) (7) та (d) (8) Положення про ДСПФ. Як і попередній пілот, спонсори отримуватимуть максимальні "тарифи на харчування" за операційні та адміністративні відшкодування без урахування їх фактичних витрат. Спонсори можуть також поєднувати свої відшкодування для оплати будь-яких допустимих витрат, будь то операційні чи адміністративні.

Важливість розумного управління програмами

Метою спрощеної програми літнього харчування є заохочення участі відповідних спонсорів з метою охоплення більш голодних дітей у літні місяці та інший час протягом року, коли вони не мають доступу до шкільного харчування. Виключення порівняння витрат зменшує адміністративні завдання та забезпечує стабільну норму відшкодування витрат за один прийом їжі, що полегшує участь спонсорів. З реалізацією цих зменшених вимог до програми надзвичайно важливо, щоб держави та спонсори практикували належне управління Програмою, щоб забезпечити збереження цілісності Програми. Державні установи можуть забезпечити це шляхом ретельного відбору претендентів, ретельних навчальних зусиль, особливо спрямованих на нових спонсорів, старанного моніторингу та оперативного спостереження у разі виявлення проблем.

Інші вимоги ДСПП

За винятком виключення порівняння витрат для визначення відшкодування витрат, спонсори у відповідних державах повинні продовжувати виконувати всі інші вимоги Програми, що містяться в правилах 7 CFR 225 та відповідних інструкціях, циркулярах або інших вказівках, якщо інше не звільнено FNS. Далі йде обговорення деяких із цих вимог.

Для участі у спрощеній версії ДФСП, спонсори у відповідних державах повинні продовжувати виконувати всі вимоги щодо подання заявок, що містяться в §§ 225.6 (c) та 225.14, за винятком випадків, зазначених нижче для подання бюджету досвідченими спонсорами шкіл ДФСП. Після затвердження їх заявок усі спонсори можуть брати участь у спрощеній літній програмі харчування, включаючи приватні некомерційні організації.

Щоб захистити цілісність Програми, тим більше, що для спонсорів більше не потрібне порівняння витрат, ми настійно рекомендуємо державним установам ретельно розглянути всі заявки, щоб гарантувати участь лише кваліфікованих організацій. Найважливішим аспектом цього огляду, як описано в §§ 225.6 (b) (9) та 225.11 (c), є забезпечення того, щоб жоден заявник, який виявив серйозний дефіцит у будь-якій із програм харчування дітей (Програми CN) затверджено до участі. Серед інших заходів, які державні органи повинні вжити з цього приводу, - перевірка національного списку дискваліфікованих, щоб переконатись, що заявники не були дискваліфіковані з Програми харчування дітей та дорослих.

(Див. Пункт 225.11 (с) для більш детального пояснення серйозних недоліків, оскільки цей термін застосовується до ДФПП та процедур відмови та розірвання заявникам або учасникам ДФСП, визначених серйозними недоліками.)

За винятком зазначеного нижче, усі спонсори повинні продовжувати подавати бюджети зі своїми заявками на участь, як зазначено у § 225.6 (c) (2) (ii) (B) та (c) (3) (ii) (B), та отримувати початкові або авансові платежі, як зазначено у § 225.9 (a) та (c) (2) (i) Правил ДФПП.

Виняток: державні установи можуть відмовитись від цієї вимоги щодо державних шкіл або приватних некомерційних шкіл, які:

  • Брав участь у ДФПП протягом попереднього літа або під час канікул у поточному році для шкіл, що працюють за цілорічним календарем; і
  • Протягом цього часу не було жодних операційних проблем, як повідомляло державне агентство або FNS.

Подібна політика була встановлена ​​щодо держав, які беруть участь у пілоті "Лугара" з 14 штатів. Ми зберегли вимогу щодо подання бюджету для всіх спонсорів, крім досвідчених спонсорів шкіл, щоб підкреслити важливість процесу перегляду бюджету, особливо для нових спонсорів та тих, хто мав операційні проблеми у попередньому році. Крім того, бюджет забезпечує державні установи засобами для визначення стартових виплат для нових спонсорів, як описано в п. 225.9 (а) Положення про ДСПП.

Держави, які вирішили відмовитись від бюджетних вимог для відповідних спонсорів шкіл, можуть використовувати фактичні витрати на літню програму за попередній рік або обґрунтований прогноз на основі запланованої участі для визначення відповідного рівня авансів.

Державні установи повинні заохочувати школи до обережності щодо витрат, відведених на Програму. Неможливі витрати, визначені раніше під час процесу внесення змін до бюджету/бюджету, не виявлятимуться державним агентством до моменту проведення перегляду та/або аудиту. Школам слід поінформувати про підвищену відповідальність, яку вони можуть понести в результаті усунення процесу перегляду бюджету.

Незважаючи на те, що спонсори не повинні звітувати про свої витрати за Спрощеною літньою програмою харчування, вони повинні продовжувати вести облік своїх витрат та надавати їх для огляду або аудиту. Особливо важливо, щоб спонсори вели облік витрат для підтвердження своїх вимог про відшкодування.

Некомерційне продовольче обслуговування

Спонсори повинні управляти неприбутковою службою харчування для дітей, як це вимагається в пункті 222.6 (e) (1) Положення про ДСПП. Вигоди для дітей та якість адміністрування програм не повинні зменшуватися внаслідок цих спрощених вимог програми. Спонсори повинні бути в змозі підтвердити, що вони підтримували некомерційне продовольче обслуговування, зберігаючи копії всіх отриманих доходів та оплачених витрат з рахунку неприбуткової продовольчої служби.

Спонсори повинні бути поінформовані про те, що витрати, що оплачуються з неприбутковою службою харчування, повинні бути допустимими витратами, які є необхідними, обґрунтованими та належним чином задокументованими. Спонсорам, які працюють з іншими програмами CN, не потрібно підтримувати окрему некомерційну службу харчування для ДФСП; Кошти ДФСП можуть бути включені на рахунок некомерційного продовольчого сервісу спонсора, який підтримує інші програми. Однак записи та супровідна документація повинні вестись, щоб спонсор, рецензенти та аудитори могли оцінювати та перевіряти, що ДФСП функціонувала на некомерційній основі.

Надлишок коштів програми

Відповідно до Спрощеної літньої продовольчої програми, єдиним обмеженням на використання відшкодування, яке перевищує витрати під час дії програми, є те, що кошти витрачаються на допустимі витрати на ПЗФ, як описано в Інструкції FNS 796-4, версія 4. Хоча спонсори не зобов’язані це робити, ми рекомендуємо їм використовувати будь-які надлишкові кошти Програми для поліпшення харчування та інших аспектів харчової програми.

Використання спонсорами надлишкових програмних коштів, які залишаються на кінець року, різниться залежно від того, чи вони працюють з іншими програмами CN:

  • Спонсори, які впродовж року виконують інші програми CN, повинні зберігати кошти на спільному некомерційному рахунку продовольчої служби та використовувати надлишкові кошти ДФСЗ для оплати допустимих витрат на інші програми або витрат на ПСПС на наступний рік; але
  • Спонсори, які протягом року не працюють з іншими програмами CN, не зобов’язані повертати невикористані кошти в кінці операцій ДФСЗ. Однак організації, які розраховують на спонсорство в наступному році, повинні зберегти зайві кошти на діяльність наступного року.

Якісне обслуговування їжі

Державні установи повинні співпрацювати зі спонсорами на кожному етапі Програми, як зазначено в наступних пунктах, щоб гарантувати, що спонсори не знижують якість обслуговування страв через погане управління ресурсами Програми.

  • Перегляньте бюджети спонсорів
    Перед початком програмних операцій державні органи повинні переглянути бюджет, поданий із заявкою спонсора, щоб визначити, чи планував спонсор надавати дітям якісну послугу харчування. Якщо спонсор є новим у програмі, державне агентство може порівняти запропонований бюджет із бюджетом досвідчених спонсорів, подібних за розміром, місцем розташування та типом організацій.
  • Тренувальні зусилля
    Під час щорічного навчання спонсорів, описаного у пункті 225.7 (а) Положення про ДППЗ, державні органи повинні обговорити важливість ретельного планування та управління ресурсами для забезпечення якісного обслуговування їжі.
  • Операції моніторингу
    Державна установа повинна контролювати якість послуг, використовуючи порівняння зусиль спонсора у попередні роки або порівняння з іншими спонсорами, що працюють у подібному середовищі. Якщо, здається, якість знизилася в порівнянні з зусиллями попередніх років, держава може вимагати від спонсорів внести зміни до свого бюджету, щоб забезпечити належні ресурси для надання якісного сервісного обслуговування.

Питання?

Щоб підтримати ваші зусилля щодо спрощення програми спрощеного літнього харчування у вашому штаті, ми плануємо провести конференц-дзвінок у перших місяцях 2005 року. Ваше регіональне бюро зв’яжеться з вами в січні з датою та часом конференц-дзвінка . Ми розглянемо порядок денний до селекторної конференції.

До вашої інформації додається вказівка, яку ми надали регіональним офісам FNS у лютому 2001 року для державних установ, які брали участь у пілотному проекті Lugar з 14 штатів.

СТЕНЛІ С. ГАРНЕТ
Директор
Відділ харчування дітей

Зміст цього керівного документа не має сили та наслідків закону і не покликана будь-яким чином зв’язувати громадськість. Цей документ призначений лише для того, щоб надати громадськості ясність щодо існуючих вимог, передбачених законодавством або політикою агентства.