Університет Вашингтона з людських ресурсів

Операції з персоналу

Коригуюча дія

Зміст

коригувальні

Метою коригувальних дій є виправлення та вирішення проблем з працездатністю працівника з метою збереження працівника як продуктивного співробітника.

По можливості, процес коригувальних дій повинен бути позитивною співпрацею між керівником та працівником для досягнення необхідного вдосконалення, а не каральними діями проти працівника.

Супервайзери можуть заохочувати успіх роботи співробітників шляхом:

  • Встановлення та передача чітких стандартів успішного виконання
  • Виявлення результативності роботи або поведінки, яка не відповідає стандартам, та своєчасне надання зворотного зв'язку
  • Створення чітких планів дій, які допоможуть працівникам досягти успішної роботи

Цей посібник

Цей посібник з коригувальних дій допомагає керівникам:

  • Зрозумійте стандарт “справедливої ​​причини” для коригувальних дій
  • Приймайте справедливі та справедливі рішення щодо коригувальних дій
  • Застосовуйте підхід до коригувальних дій під час вирішення проблем, пов’язаних із ефективністю роботи працівника

Співробітники, охоплені цим посібником

Процес прогресивних коригувальних дій поширюється на весь персонал, що не є профспілковим та класифікований за контрактом.

Співробітники, на яких не поширюється цей посібник

Професійний персонал працює «за бажанням» і не охоплюється цим прогресивним процесом коригувальних дій. Призначення професійного персоналу може бути змінено або закінчено з будь-якої причини, яка не є незаконною дискримінацією працівника або не порушує державну політику. Навіть без необхідних прогресивних кроків, принципи належного управління ефективністю заохочують своєчасний, відповідний зворотний зв'язок та документацію. Зверніться до свого консультанта з питань персоналу, коли розглядаєте питання щодо коригувальних дій професійного персоналу.

Класифіковані працівники, які все ще перебувають на випробувальному або пробному строці, не охоплюються процесом прогресивних коригувальних дій. Зверніться до свого консультанта з питань персоналу щодо питань, пов’язаних із випробувальними або пробними послугами, які не можуть бути вирішені за допомогою консультування та інструктажу.

Стандарт "Справедлива справа"

Виправні дії щодо секретних працівників, які не є членами профспілок та за контрактом, повинні відповідати стандарту "справедлива причина".

Використовуйте наступні шість факторів, щоб оцінити, чи є лише причина для коригувальних дій у тій чи іншій ситуації:

  • Належне повідомлення про проблеми роботи чи поведінки
  • Розумні очікування та стандарти
  • Чесне та об'єктивне розслідування
  • Суттєві докази
  • Послідовне лікування
  • Доцільність коригувальних заходів

Недотримання цих шести причинних факторів може призвести до скасування рішення про коригувальні дії або оскарження у разі оскарження.

Адекватне повідомлення

Працівник повинен бути:

  • Належне повідомлення про те, що їхні дії чи поведінка неприйнятні
  • Повідомлення щодо потенційних наслідків у разі невиконання результатів діяльності чи поведінкових очікувань (включаючи можливі коригувальні дії)

Наприклад, повідомлення про неприйнятну поведінку може бути надіслано шляхом інформування працівників про опубліковані стандарти роботи чи поведінки (наприклад, університетська політика чи відомча процедура) або шляхом попереднього консультування або інструктажу щодо такої поведінки.

Однак деякі способи поведінки настільки неприйнятні (наприклад, крадіжка чи насильство), що заходи щодо виправлення, включаючи звільнення, можуть бути виправданими навіть без попереднього повідомлення.

Розумні очікування та стандарти

Політика, процедури, практика, стандарти та правила роботи відділу повинні бути обґрунтовано пов’язані з ефективною та безпечною діяльністю.

Чесне та об'єктивне розслідування

Проблеми продуктивності чи поведінки повинні бути належним чином досліджені перед тим, як вживати коригувальні дії.

Чесне та об'єктивне розслідування з метою встановлення фактів включає збір певної або всієї наступної інформації:

  • Дата та час, коли стався інцидент або проблема
  • Місце події або події
  • Список інших людей, які, можливо, брали участь або були свідками події
  • Висловлювання свідків чи учасників, а також працівника, який перебуває під слідством
  • Документи або записи, що стосуються інциденту
  • Оцінка впливу незадовільної роботи або поведінки працівника на інших людей, кафедру та університет

Суттєві докази

Слідство повинно розкрити суттєві докази відповідальності працівника за проблематику діяльності або правопорушення.

Послідовне лікування

Очікування ефективності, стандарти та коригувальні дії слід застосовувати рівномірно. До працівників, які перебувають у подібних ситуаціях, слід ставитись порівняно. Обов’язково перегляньте минулі практики, щоб ви могли залишатись послідовними у відповідях на проблеми, пов’язані з продуктивністю, з усіма вашими працівниками.

Доцільність коригувальних заходів

Виправні заходи повинні відповідати тяжкості правопорушення. Крім того, ви повинні брати до уваги історію зайнятості та результатів роботи. Іншими словами, незначні правопорушення та перші випадки зазвичай вимагають менш суворих дій. Основні правопорушення та повторювані випадки, як правило, вимагають посилення заходів.

Неформальне консультування

Першим кроком у виправленні результатів роботи, як правило, є неформальне консультування. У більшості випадків доцільно перевірити, чи може тренінг, консультування та перекваліфікація підняти результати роботи на задовільний рівень.

Зворотній зв'язок, як правило, надається безпосередньою розмовою з працівником. Вам слід надіслати простий письмовий план дій або електронний лист із підсумками обговорення та питань дій.

Розгляньте наступні питання на початку, коли працівник не працює задовільно:

  • Чи чітко розуміє працівник свої службові обов'язки та відповідальність?
  • Чи чітко розуміє працівник поведінкові очікування?
  • Чи чітко розуміє працівник університетську та відомчу політику та процедури?
  • Чи має працівник навички та знання, необхідні для задоволення компетенцій, необхідних для їхньої посади?
  • Чи були розглянуті занепокоєння працівника щодо роботи (якщо такі занепокоєння були вам висловлені)?

Якщо відповідь на будь-яке з наведених вище запитань - „ні”, попрацюйте з працівником, щоб усунути плутанину. Якщо потрібно, допоможіть працівникові знайти навчання або освіту для розвитку необхідних компетенцій, необхідних у його роботі. Перетворення відповідей «ні» на відповіді «так» може бути все, що потрібно для того, щоб повернути працівника на правильний шлях до відповідності очікуванням продуктивності.

Офіційне консультування

Офіційне консультування доречно, якщо:

  • Неформальне консультування не вирішило проблему продуктивності
  • Питання досить серйозне, що вимагає відмови від неформальних консультацій

Етапи офіційного консультування
  1. Попрацюйте зі своїм HR-консультантом, щоб:
    1. Складіть інструкцію та форму коригувального плану дій (MS Word), яка:
      • Визначає кожну проблему продуктивності та поведінки
      • Вказує бажану продуктивність або поведінку
      • Викладено дії, необхідні для виправлення проблеми
      • Забезпечує розумні часові рамки для виправлення
    2. Підготуйте офіційне повідомлення про планування консультування (MS Word) для працівника, яке підтверджує зустріч та інформує працівника про їх право на представництво на зборах.
  1. Надішліть повідомлення працівникові та призначте офіційну консультаційну нараду. Ваш консультант з персоналу також повинен відвідати цю зустріч.
  1. Проведіть офіційну консультаційну нараду приватно та спільно для покращення результатів роботи між вами та працівником. У цій розмові ви повинні:
    1. Зосередьтеся на конкретних питаннях продуктивності чи поведінки, а не на ставленні чи особистості працівника.
    2. Узагальнити висновки розслідування (якщо розслідування проводилось).
    3. Перегляньте будь-яку порушену політику.
    4. Чітко поясніть, чому поведінка чи результати діяльності викликають занепокоєння, включаючи те, як це впливає на діяльність та інших працівників. Використовуйте прямі та описові приклади.
    5. Чітко поясніть очікувані результати чи поведінку.
    6. Опишіть, що буде далі, якщо ефективність не буде виправлена.
    7. Надайте працівникові можливість відповісти на ваші коментарі.
    8. Перегляньте складений план дій і дозвольте працівникові внести свій внесок у план дій. За потреби перегляньте план.
    9. Заплануйте регулярні зустрічі щодо реєстрації, щоб надати зворотній зв’язок під час плану дій.
  1. Продовжте офіційну консультаційну зустріч із офіційною пам’яткою про подальші засідання (MS Word) та остаточним планом дій. Пам’ятку та план слід переглянути вашим консультантом з персоналу перед тим, як надіслати їх працівникові.
  1. Постійно переглядайте план дій працівника та надавайте відгуки про прогрес працівника у напрямку поліпшення роботи. Документуйте всі відгуки.

Заключне консультування

Остаточне консультування є останнім кроком коригувальних дій перед звільненням. Остаточне консультування може бути доречним, якщо:

  • Офіційне консультування не вирішило проблему продуктивності
  • Питання досить серйозне, що вимагає відмови від офіційних консультацій

Етапи остаточного консультування
  1. Попрацюйте зі своїм HR-консультантом, щоб:
    1. Перегляньте офіційний план дій працівника з питань консультування (якщо ця заключна консультаційна нарада є продовженням попередньої офіційної наради з питань консультування). Визначте будь-які проблеми, що продовжуються, та дії, необхідні для їх виправлення.
    2. Розробіть остаточний план дій - або перегляньте офіційний план дій щодо консультування (якщо такий був).
    3. Підготуйте остаточне повідомлення про планування консультування (MS Word) для працівника, яке підтверджує зустріч та інформує працівника про їх право на представництво на зборах.
  1. Надішліть працівникові повідомлення про збори та заплануйте остаточне консультування. Ваш консультант з персоналу також повинен відвідати цю зустріч.
  1. Проведіть заключну консультаційну нараду приватно та спільно для покращення роботи між вами та працівником. У цій розмові ви повинні:
    1. Чітко поясніть поведінку чи результати діяльності, які і надалі викликають занепокоєння.
    2. Чітко поясніть очікувані результати чи поведінку.
    3. Надайте працівникові можливість відповісти на ваші коментарі.
    4. Перегляньте план дій і дозвольте співробітнику внести свій внесок. За потреби перегляньте план.
    5. Забезпечте розумний часовий проміжок для працівника для поліпшення своєї роботи або поведінки, якщо це застосовно. (Деяку поведінку просто не можна повторювати, тому часові рамки є "негайними та стійкими".)
    6. Чітко поясніть, що якщо працівник не відповідає очікуванням у визначений термін, наступним кроком є ​​звільнення.
  1. Складіть остаточну пам’ятку про подальші консультації (MS Word) та остаточний план дій. Пам’ятка та план дій повинні бути переглянуті вашим консультантом з персоналу перед тим, як доопрацювати та надіслати їх працівникові.
  1. Заплануйте регулярні зустрічі щодо реєстрації, щоб надати зворотній зв’язок під час плану дій.
  1. Переглядайте план дій працівника та постійно надайте зворотний зв’язок щодо прогресу працівника у напрямку поліпшення роботи. Документуйте всі відгуки.

Звільнення

Звільнення доцільне, якщо результати діяльності або поведінка працівника:

  • Не покращується за допомогою прогресивних коригувальних дій
  • Настільки серйозний або неприйнятний, що прогресивні коригувальні дії недоречні

Зверніться до свого консультанта з управління персоналом, коли визначите, що звільнення може бути доцільним. Тісно співпрацюйте зі своїм HR-консультантом на кожному етапі процесу звільнення.

Кроки для звільнення
  1. Попрацюйте зі своїм HR-консультантом, щоб:
    1. Підготуйте лист із рекомендацією про звільнення (MS Word) із зазначенням причин, за якими ви рекомендуєте звільнити працівника. Ваш HR-консультант відповідає за отримання відповідної юридичної та внутрішньої перевірки листа з рекомендацією про звільнення.
    2. Підготуйте службову записку про засідання з попередженнями (MS Word), повідомляючи про рекомендоване звільнення. У службовій записці також повинно бути зазначено, що працівник може:
      • Візьміть із собою представництво на зустріч
      • Подайте інформацію усно або письмово, чому їх не слід відхиляти
  1. Надішліть службову записку про попередню зустріч. Обов’язково дотримуйтесь будь-яких термінів попередження, передбачених колективним договором працівника, якщо це можливо.
  1. Надіслати рекомендацію щодо звільнення листа своєму органу з питань призначення (декану, віце-президенту, віце-проректору, керівнику медичного центру або делегованій посадовій особі).
  1. Провести наперед визначену нараду. Ви (або ваш уповноважений орган або призначений), ваш HR-консультант, працівник та представник працівника за вибором повинні бути присутніми. Під час наради дозвольте працівникові або представнику працівника надати будь-яку інформацію, яку працівник вважає органу з питань призначення (або уповноваженому), який повинен врахувати до прийняття рішення щодо рекомендації про звільнення.
  1. Перегляньте письмову чи усну відповідь працівника на рекомендацію про звільнення після наради. З вашим консультантом з питань персоналу визначте, чи продовжувати звільнення. Якщо рішенням є звільнення, ваш HR-консультант готує лист із заявою. Лист про позов є офіційним повідомленням про звільнення і повинен бути підписаний уповноваженим органом.
  1. Доставте письмовий лист особисто до працівника. Домовтесь про присутність іншої особи, яка стане свідком вручення листа. Документуйте імена як особи, яка передає працівникові лист із заявою, так і особи, яка є свідком доставки, а також дату та час доставки. Якщо доставка вручну неможлива, оскільки працівник відсутній на роботі, лист із заявою повинен бути надісланий сертифікованою звичайною поштою на останню адресу запису працівника.
  1. Попрацюйте зі своїм HR-консультантом, щоб виконати всі інші кроки, пов’язані з розлученням працівника.

Додаткові ресурси

Політика UW
  • APS 43.16 Політика коригувальних дій для постійно діючого секретного персоналу, що не входить до складу профспілок, що охоплюється Державним департаментом з питань персоналу
  • APS 43.13 Політика пробації та випробувальних служб для класифікованого непрофспілкового персоналу
  • APS 43.14 Політика управління ефективністю для класифікованого непрофспілкового персоналу
  • Посібник керівника з управління ефективністю
  • Результати роботи працівника
Правила державної служби (засекречений непрофспілковий персонал)
  • WAC 357-40 (дисципліна)
  • WAC 357-19 (пробна служба та випробувальні терміни)
  • WAC 357-37 (управління ефективністю)

Співробітники, які потребують підтримки щодо коригувальних дій, можуть зв’язатися зі своїм консультантом з персоналу або в Омбудсмен.

Працівники, які мають право на отримання пільг, у яких особисті проблеми впливають на їх роботу, можуть зв’язатися з UW CareLink, програмою допомоги працівникам університету, яка забезпечує конфіденційне консультування.