Що таке загальновиробничі витрати і як вони впливають на ваш малий бізнес?

Витрата грошей є необхідною частиною побудови бізнесу. Власники підприємств можуть приписувати багато витрат на виробництво або створення товару або послуги. Вони відомі як прямі витрати. Витрати, які не пов'язані безпосередньо з побудовою товару чи послуги, відомі як загальновиробничі витрати або непрямі витрати.

Якщо власники бізнесу не будуть обережні, накладні витрати можуть швидко стати витоком для доходів бізнесу. Власники підприємств захочуть витратити час, щоб зрозуміти, як розрахувати накладні витрати. Як тільки вони придумають, як це зробити, вони повинні розглянути способи зменшення цих витрат.

Що накладні?

Накладні витрати - це ті, які пов’язані з веденням вашого бізнесу, але які ви не можете безпосередньо віднести до:

Продукт
Обслуговування
Ділова активність
Частина доходу компанії

Ці непрямі витрати зазвичай включають такі речі, як:

Професійні витрати, такі як бухгалтерські або юридичні послуги
Адміністративні витрати, такі як заробітна плата ваших працівників, які не займаються виробництвом товару
Страхування
Знос
Ліцензії та дозволи
Податки на майно
Витрати на виробництво, такі як орендні платежі за будівлю чи обладнання
Оргтехніка
Комунальні послуги

Незважаючи на те, що загальновиробничі витрати мають вирішальне значення для ведення господарської діяльності, вони не призводять до отримання прибутку. Крім того, загальновиробничі витрати, як правило, фіксовані. Наприклад, ваша орендна плата, як правило, залишається незмінною з місяця в місяць.

Накладні витрати помітно відрізняються від прямих. Прямі витрати, які можуть включати пряму робочу силу та прямі матеріали, - це пов’язані зі створенням товару чи послуги. Прямі витрати - це змінні витрати. Додавши прямі витрати та накладні витрати до звіту про прибутки та збитки, ви побачите загальні витрати для вашого бізнесу.

Як розрахувати накладні витрати

Як власник малого бізнесу, ви повинні знати, як розрахувати накладні витрати. Найпоширеніший спосіб розрахунку загальновиробничих витрат - це відсоток від витрат на збут або робочу силу.

Вашою метою як власника бізнесу має бути якнайменше зберегти свою частку накладних витрат. Невелика частка накладних витрат означає, що високий відсоток ваших витрат спрямовується безпосередньо на виробництво товару чи послуги. Менший коефіцієнт накладних витрат забезпечує власників бізнесу конкурентною перевагою.

Низька ставка накладних витрат дозволить вам краще цінувати свою продукцію, роблячи вас більш привабливим варіантом, ніж ваша конкуренція. Крім того, невеликі накладні витрати можуть також дозволити вам збільшити прибуток, збільшивши свій нижчий результат.

Щоб розрахувати накладні витрати на бізнес, вам потрібно спочатку проаналізувати кожну конкретну ділову діяльність, перерахувавши всі ваші витрати. Ви хочете, щоб ваш список був ретельним. Перегляньте свою фінансову звітність, щоб переконатися, що ви точно визначили кожну зі своїх витрат. Визначивши всі свої бізнес-витрати, ви захочете відсортувати їх за двома категоріями: прямі та непрямі. Роблячи це, запитайте себе: "Чи призводять ці витрати до виробництва товару чи послуги?"

Після того, як ви сортуєте свої витрати, складіть усі непрямі витрати за місяць. Потім перегляньте звіт про доходи компанії, щоб визначити щомісячні продажі. Визначивши свої щомісячні продажі, ви можете розрахувати коефіцієнт накладних витрат за наступним рівнянням:

(Щомісячні накладні витрати ÷ Щомісячні продажі) x 100 = Відсоток накладних витрат на продаж

Ви також можете виміряти свої накладні витрати порівняно із вашими витратами на оплату праці. Бюро статистики праці вказує, що середня заробітна плата в США зросла на 3% у період з березня 2018 року по березень 2019 року. Оскільки витрати на робочу силу зростають так швидко, ви захочете скоротити накладні витрати. Рівняння для цього:

(Щомісячні накладні витрати ÷ Щомісячні витрати на оплату праці) x 100 = Відсоток накладних витрат на оплату праці

Знання того, як розрахувати накладні витрати, поставить ваш бізнес у набагато кращий стан для досягнення успіху. Власники, які регулярно розглядають накладні витрати, ефективніше управляють фінансами компанії.

Як знизити накладні витрати

Якщо ви подивитесь на свої бізнес-фінанси і зрозумієте, що накладні витрати займають значну частину вашого доходу, можливо, вам пора переоцінити. Нижче ви знайдете 12 способів зменшити накладні витрати.

1. Перегляньте все ретельно

Перший раз, коли ви потягнете свої накладні витрати, ви визначите, які витрати ви можете вважати непрямими. Однак ці витрати можуть коливатися з часом залежно від рівня діяльності вашої компанії. Ви повинні щомісяця переглядати накладні витрати, щоб переконатися, що кардинальних змін немає. Більше того, ви повинні щомісяця перераховувати свій список ділових витрат. Ви повинні позначити елементи, які:

Більше не потрібно
Занадто висока ціна
Відкритий для підвищення ефективності

Завжди гарною ідеєю є визначити свої витрати, перш ніж намагатися внести значні зміни. Подумайте про скорочення пари своїх витрат, щоб побачити, як вони вплинуть на ваші накладні витрати.

2. Не шукайте чарівної кулі

Швидше за все, немає жодного рішення для вашого високого відсотка накладних витрат. Скорочення одного витрати не допоможе вирішити проблему миттєво. Наберіться терпіння протягом усього процесу і усвідомлюйте, що найзначніша економія ваших витрат може бути пов’язана із низкою дрібних скорочень.

3. Мозковий штурм із вашими працівниками

Якщо у вас є персонал, попросіть їх внести інформацію про те, де компанія може заощадити гроші. Залежно від розміру вашої організації, ви можете навіть запропонувати стимули для ідеї, яка найбільше економить, або концепції, яка є найбільш інноваційною. Ви отримаєте більше успіху в мозковому штурмі в команді, ніж ви мали б на цьому самостійно.

4. Перегляньте свої сторонні контракти

Якщо ви берете в оренду обладнання або платите комісію за обслуговування, ви можете знайти економію коштів, оцінивши поточні угоди, щоб перевірити, чи відповідають вони все ще вашим потребам. Процес оцінки особливо важливий, якщо контракти застарілі. Швидше за все, ваш бізнес змінився з моменту першого підписання контракту, тож варто переглянути його ще раз.

5. Очистіть свою комору

Існує ймовірність, що ваше приміщення для зберігання або порожнє офісне приміщення заповнене неробочими або застарілими технологіями, включаючи старі комп’ютери, принтери, факсимільні апарати та телефони. Витратьте час, щоб переглянути свої технологічні витрати та виріжте ті, які вам більше не потрібні. Порівняйте постачальників послуг у вашому районі, щоб побачити, чи можете ви також отримати кращий тариф.

6. Оцініть свій персонал

Швидше за все, є один або два члени вашої команди, які мають недостатні результати. Звільнення когось боляче, але утримання в штаті непрацездатного працівника нікому не приносить користі. Це витрата ваших ресурсів та морального стану працівників. Це також не дає працівникові можливості знайти щось нове чи інше, що може більше відповідати його навичкам. Виключення когось із вашої команди може дозволити іншим членам працювати ефективніше.

7. Використовуйте поточну клієнтську базу, щоб заощадити на рекламних акціях

Навіть у епоху цифрових технологій усне спілкування все ще є однією з найкращих форм звернення. Зменште свій рекламний та маркетинговий бюджет, використовуючи своїх поточних, щасливих клієнтів як послів брендів. Ось кілька способів зробити це:

Запропонуйте заохочення: (тобто подарункова карта ресторану, відсоток від майбутніх послуг, преміум-предметів тощо) для клієнтів, які спрямовують інших на ваш бізнес. Ці стимули не повинні бути дорогими, але вони повинні бути цінними.
Попросіть відгуки: Попросіть поточних клієнтів відгук з одним або двома реченнями. Ви можете використовувати свідчення на своєму веб-сайті, в електронних бюлетенях або як частина будь-якої іншої реклами. Ви також повинні попросити клієнта розмістити позитивний відгук на Yelp або інших соціальних платформах, таких як Facebook або Twitter.

8. Переходьте без паперу

Можливо, вам не вдасться виключити канцелярське приладдя зі свого бізнесу, ви можете скоротити такі речі, як кількість паперу та чорнила, які ви використовуєте. Створіть резервну копію всіх своїх документів у хмарі або на диску та подрібніть усі непотрібні файли, щоб у вас не було витрат, пов’язаних із зберіганням документів.

9. Використовуйте кредитні картки, які вам підходять

Як власник бізнесу, ви, мабуть, маєте принаймні одну кредитну картку для комерційних витрат. Переконайтеся, що ви використовуєте картку, яка дає вам найбільші переваги, зокрема:

Милі або бали для подорожей
Кешбек
Інші нагороди

Ви також можете оцінити свої картки на основі річних комісій та процентних ставок. Переконайтесь, що картка, яку ви використовуєте, призначена для малого бізнесу, а не для окремих споживачів.

10. Контрольне закупівля

Якщо можливо, призначте одну особу у вашій організації, яка б здійснювала всі закупівлі. Ця особа повинна відповідати за такі речі, як переговори про укладання контрактів та розміщення замовлень на постачання канцелярії. В ідеалі особа, відповідальна за придбання, мала би проникливі переговорні навички і не повинна боятися просити про знижку. Подумайте про такі речі: "Якщо ми сплатимо загальний залишок за вісім місяців замість 12, чи зможемо ми отримати знижку 3%?"

Поклавши на покупку одну особу, ця особа може присвятити свій час виключно пошуку найкращих цін та вигідних пропозицій. Коли покупець має кілька обов'язків, він може закінчити розміщувати замовлення у знайомого продавця, а не купувати найкращу пропозицію. Плата одній людині за здійснення закупівлі створить витрати на зарплату. Але якщо людина добре працює, ваші інвестиції швидко окупляться завдяки грошам, які ви заощадите в інших сферах.

11. Суборендуйте свої офісні приміщення

Якщо ви володієте своїм офісним приміщенням, ви можете виявити, що є група кімнат - або навіть підлоги будинку -, якими ви не користуєтеся. Дайте в оренду цей простір іншому малому бізнесу та використовуйте орендну плату для субсидування ваших іпотечних платежів.

12. Поміркуйте, скільки місця вам потрібно

Залежно від розміру вашої організації, можливо, час відмовитися від офісних приміщень і перейти до моделі роботи вдома. Враховуйте також місце розташування. Вам справді потрібно платити за оренду дорогого офісу в центрі міста?

Подумайте, для чого ви використовуєте свій офіс, як часто ви буваєте там і чому у вас є. Якщо ви відчуваєте, що вам все ще потрібен офіс, подумайте про зменшення розміру або подивіться на альтернативні варіанти оренди офісів, такі як спільні коворкінги.

Скоротіть накладні витрати та покрастіть бізнес-фінанси

Якщо ви зобов’язані скоротити свої операційні витрати, вам потрібно буде ретельно оцінити свою поточну ситуацію, щоб розробити стратегію заощадження. Пам’ятайте, що результати не прийдуть за одну ніч. Якщо ви не зробите чогось кардинального, як-от скорочення адміністративних витрат через звільнення співробітників, ваші зусилля, що заощаджують витрати, будуть мінливими та постійними.

Зменшення витрат має бути зусиллям цілий рік. Повинен бути метод зменшення ваших витрат. Витратьте час, щоб дізнатись більше про те, де не можна зрізати кути, коли справа стосується фінансів вашого стартапу.

Ви також повинні використовувати бухгалтерське програмне забезпечення, розроблене для власників малого бізнесу. QuickBooks може швидко відстежувати прямі та непрямі витрати. Це дозволить вам визначити ваш коефіцієнт накладних витрат і розробити стратегію зменшення витрат.