Окремі дані, аналіз та презентація в моделях даних Excel

A модель даних забезпечує основу, на якій побудований механізм звітування Excel. Одним з найважливіших понять у моделі даних є поділ даних, аналіз та представлення. Основна ідея полягає в тому, що ви не хочете, щоб ваші дані були занадто прив'язані до якогось конкретного способу представлення цих даних.

Щоб обговорити цю концепцію, подумайте про рахунок-фактуру. Отримуючи рахунок-фактуру, ви не припускаєте, що фінансові дані на рахунку-фактурі є справжнім джерелом ваших даних. Це просто презентація даних, які насправді зберігаються в базі даних. Ці дані можна проаналізувати та представити вам багатьма іншими способами: на графіках, у таблицях або навіть на веб-сайтах. Це звучить очевидно, але користувачі Excel часто об’єднують дані, аналіз та презентації.

Наприклад, деякі книги Excel містять 12 вкладок, кожна представляє місяць. На кожній вкладці перераховані дані за цей місяць разом із формулами, зведеними таблицями та зведеннями. Що ж тепер, коли вас попросять надати підсумок за кварталами? Чи додаєте ви більше формул і вкладок для консолідації даних на кожній із вкладок місяця? Основна проблема в цьому сценарії полягає в тому, що вкладки насправді представляють значення даних, які поєднані в презентації вашого аналізу.

Для прикладу, більш відповідного до звітування, погляньте на наступний малюнок. Такі твердокодовані таблиці, як ця, є загальним явищем. Ця таблиця являє собою об’єднання даних, аналіз та представлення. Ця таблиця не лише пов’язує вас із конкретним аналізом, але і майже не забезпечує прозорості того, з чого саме складається аналіз. Крім того, що відбувається, коли вам потрібно скласти звіт за кварталом або коли потрібен інший вимір аналізу? Ви імпортуєте таблицю, яка складається з більшої кількості стовпців і рядків? Як це впливає на вашу модель?

Альтернативою є створення трьох шарів у вашій моделі даних: рівень даних, рівень аналізу та рівень презентації. Ви можете уявити ці шари як три різні електронні таблиці в книзі Excel: один аркуш для зберігання вихідних даних, що подають ваш звіт, один аркуш, який служить промежуточною областю, де дані аналізуються та формуються, а один аркуш служить як презентаційний шар. Цей малюнок ілюструє три шари ефективної моделі даних:

Як бачите, вихідний набір даних знаходиться на власному аркуші. Незважаючи на те, що в наборі даних застосовується певний рівень агрегування, щоб зберегти його керовано малим, подальший аналіз не проводиться в паспорті даних.

Рівень аналізу складається переважно з формул, які аналізують і витягують дані з рівня даних у форматовані таблиці, які зазвичай називають інсценізаційні столи. Ці проміжні таблиці в кінцевому підсумку подають компоненти звітування у ваш рівень презентації. Коротше кажучи, аркуш, що містить шар аналізу, стає початковою областю, де дані узагальнюються та формуються для подачі звітних компонентів. Повідомлення на вкладці Аналіз, рядок формул ілюструє, що таблиця складається з формул, що посилаються на вкладку Дані.

У цього налаштування є кілька переваг. По-перше, всю модель звітності можна легко оновити, просто замінивши необроблені дані оновленим набором даних. Формули на вкладці Аналіз продовжують працювати з останніми даними. По-друге, будь-який додатковий аналіз можна легко створити, використовуючи різні комбінації формул на вкладці Аналіз. Якщо вам потрібні дані, яких немає в аркуші даних, ви можете легко додати стовпець до кінця вихідного набору даних, не порушуючи аркуш аналізу або презентації.

Не обов’язково розміщувати шари даних, аналізу та презентації в різних електронних таблицях. У моделях малих даних вам може бути простіше розмістити ваші дані в одній області електронної таблиці, одночасно будуючи проміжні таблиці в іншій області тієї ж електронної таблиці.

У цьому ж порядку пам’ятайте, що ви не обмежуєтесь трьома електронними таблицями. Тобто, у вас може бути кілька аркушів, які надають вихідні дані, кілька аркушів, які аналізують, і кілька, які служать як рівень презентації.

Де б ви не вирішили розмістити різні шари, майте на увазі, що ідея залишається незмінною. Рівень аналізу в першу чергу повинен складатися з формул, які втягують дані з аркушів даних у індексні таблиці, що використовуються для подання презентації.