Як отримати більше, спілкуючись менше - низька дієта спілкування

Дослідження показують, що середній офісний працівник проводить на зборах близько 23 годин на тиждень і отримує 121 електронний лист на день.

Це багато часу, витраченого на те, щоб просто повідомити, що робити, коли робити і як це робити. Фактично не роблячи цього.

Можна стверджувати, що деякі з цих офісних працівників насправді ніколи не роблять нічого робити, оскільки вони застрягли в нескінченних електронних листах - нарада - електронні листи - цикл зборів.

Тепер я знаю, що це не ти. Я знаю, що ви насправді щось робите. Багато.

Але що, якби ви могли зробити ще більше, відкоригувавши те, що, як, чому та коли спілкуєтесь?

Дозвольте познайомити вас з дієтою з обмеженими комунікаціями. Концепція, яка, як видно з назви, тісно пов’язана з низькоінформаційною дієтою.

Дієта з низьким рівнем комунікації - це мінімізація витрат часу на нерелевантне, неважливе і невпевнене спілкування.

Як результат, ви можете зробити більше, перерозподіливши час, витрачений раніше на непотрібне спілкування, на роботу, яка насправді має значення.

Отже, якщо ви все ще зі мною, дозвольте мені показати вам, як ви можете використати простий 5-етапний процес, щоб впорядкувати весь офісний зв’язок і повернути втрачені години за день:

5-етапний процес оптимізації спілкування:

Аналіз> Усунення> Оптимізація> Автоматизація> Аутсорсинг

Крок 1: Проаналізуйте ваші комунікаційні процеси

Самосвідомість - це ключ до трансформації. Ось чому першим кроком до повернення часу є розуміння того, як ви його витрачаєте! Скористайтеся цими запитаннями, щоб створити всебічний аналіз того, як, чому і як довго ви зайняті офісним спілкуванням:

Які канали ви використовуєте для спілкування на роботі (електронні листи, зустрічі, дзвінки, Slack, WhatsApp…)?
Скільки часу ви витрачаєте на кожен канал (наприклад, відповіді на електронні листи, час, проведений на зустрічах ...)?
Яка мета кожного (інформування інших людей, прийняття рішень, отримання інформації, обговорення тощо)?

Крок 2: Усуньте нерелевантне, неважливе та несумлінне спілкування

Ліквідація - найчистіша та найефективніша форма впорядкування: Нічого не слід оптимізувати, якщо це можна усунути в першу чергу! Тепер значення неактуального, неважливого і невпевненого спілкування для кожного буде різним, але ось кілька прикладів:

Неприйнятні зустрічі: наради, що носять лише інформаційний характер (наприклад, оновлення) і на яких не приймається рішення. Ці зустрічі все ще можуть бути важливими з інших причин (наприклад, командного духу), але їх необхідність слід оцінити.
Нерелевантні електронні листи: Електронні листи, які надсилаються людям, для яких вміст електронної пошти абсолютно неактуальний (оскільки для них немає жодних дій, і їм не потрібно бути в курсі цієї конкретної проблеми).
Неважливі дзвінки: Дзвінки від колеги щодо проблеми, яка може зачекати до наступної зустрічі проекту, оскільки наразі вона не є терміновою або блокує чиюсь роботу.

Крок 3: Оптимізуйте управління електронною поштою, дзвінками та нарад

Після того, як ви усунули непотрібні процеси спілкування, настав час знайти найбільш ефективний спосіб керувати рештою зустрічей, дзвінків та електронних листів. Один із способів це зробити - це кристально чисте спілкування, чітке викладення мети, контексту та моментів дій (це працює для нарад та електронних листів).

Крок 4: Автоматизуйте комунікаційні процеси там, де це має сенс

Зазвичай це найцікавіша частина! Автоматизація - це використання технології для виконання ручних та трудомістких процесів. Ви можете автоматизувати саму діяльність, рішення про якусь діяльність або тригер для якоїсь діяльності. Одним із способів автоматизації спілкування є використання інструментів планування, таких як Calendly та Doodleinstead, надсилання електронних листів туди-сюди для пошуку дати зустрічі.

Крок 5: Віддайте комунікаційні процеси на аутсорсинг скрізь, де це має сенс

Багато вундеркіндів продуктивності розглядають можливість аутсорсингу святого Грааля впорядкування. Концепція проста: використовуйте гроші, щоб виграти час! Очевидний спосіб зробити це - найняти (віртуального) помічника, який керуватиме вашим спілкуванням за вас.

Тепер, коли ви знаєте основи, давайте розглянемо деякі конкретні стратегії впровадження дієти з низьким рівнем комунікації:

Усунути

Переривання:

Використовуйте неявний сигнал, який показує, що вас не повинні турбувати (наприклад, надіньте навушники або закрийте двері).
Погодьтеся про час “відволікання уваги” з вашою командою, яка не буде проводити зустрічей та без перерв. Крім того, визначте, які теми класифікуються як “термінові”, щоб перервати когось іншого.
Коли ви делегуєте завдання іншим людям, налаштуйте та задокументуйте стандартні операційні процеси для завдання, тому немає необхідності повертатись із запитаннями до вас.

Зустрічі:

Не відвідуйте зборів де ваша присутність не є абсолютно необхідною.
Скасувати непотрібні зустрічі повністю (наприклад, якщо рішення не приймається).
Замінити зустрічі електронною поштою, якщо вони призначені лише для ознайомлення, та телефонними дзвінками, якщо проблему можна вирішити менш ніж за 10 хвилин.
Зменште частоту зустрічей (наприклад, проводити засідання команд раз на два тижні замість кожного тижня).

Електронна пошта та повідомлення:

Консолідуйте рахунки та канали видаливши або переславши непотрібні адреси електронної пошти, об’єднавши всі ваші адреси електронної пошти в одну поштову скриньку та вибравши лише ОДИН канал для приватних повідомлень. Поділіться контактною інформацією лише для тих каналів, з якими хочете зв’язатися. Ви також можете використовувати IFTTT для надсилання повідомлень з інших каналів на Slack або Skype.
Попросіть, щоб вас зняли з нерелевантних груп електронної пошти і залишити чат-групи, які вже не є актуальними.
Налаштуйте з командою правила електронної пошти, які зменшать приплив електронної пошти для всіх:
> Подумайте двічі, перш ніж надсилати електронне повідомлення. Чи потрібно надсилати електронний лист зараз, чи це може зачекати до наступного засідання команди?
> Лист надсилайте лише тим людям, які мають відповісти. Уникайте "відповідати всім".
> Не просто пересилайте електронний лист без резюме та підказок.

Дзвінки:

Не повідомляйте свій номер телефону у підписі електронної пошти, візитній картці та у загальнодоступних каталогах.
Нехай кожен дзвінок надходить на голосову пошту із записаним повідомленням про те, що вони повинні надіслати вам електронний лист.

Оптимізувати:

Зустрічі та дзвінки:

Встановіть чіткий порядок денний і підсумки зустрічі та залишитись на темі.
Запрошуйте лише людей які абсолютно необхідні.
Зробіть 20 хв за замовчуванням тривалість зустрічі.
Підсумовування із коротким описом, чіткими кроками дій, відповідальністю та термінами.
Комбінувати обід і поїздки на роботу, проводячи зустрічі чи дзвінки.
Замість цього здійснюйте (відео) дзвінки зустрічей, щоб уникнути непотрібних поїздок.

Електронна пошта:

Заплануйте 2-3 спеціальні часові інтервали для атаки на вашу поштову скриньку та повідомлення і вимкніть усі сповіщення.
Використовуйте OHIO
- метод: обробляйте лише один раз! Негайно подбайте про термінові речі, делегуйте менш важливі речі, видаляйте непотрібні речі, архівуйте електронні листи для довідок у певних папках та використовуйте такий інструмент, як Бумеранг, щоб повертати електронні листи у свою поштову скриньку для подальших подальших дій.
- Використовуйте шаблони для відповідей по електронній пошті які трапляються частіше.
- Поговоріть із командою додаткові правила електронної пошти для підвищення ефективності:
  > Будьте чіткими і лаконічними, чим коротше, тим краще.
  > Дотримуйтесь однієї теми в електронному листі.
  > Почніть довгі електронні листи з коротким підсумком, перш ніж вдаватися до деталей.
  > Виділіть важливу інформацію жирним шрифтом.
  > Вкажіть чіткі моменти дій із термінами та назвіть відповідальну особу.
Автоматизувати
- Використовуйте інструменти планування, такі як Calendly та Doodle щоб уникнути пересилання електронних листів із запитом про дату зустрічі.
- Налаштуйте автоматичні фільтри електронної пошти попередньо вибрати важливі електронні листи, а решту заархівувати у певних папках для щотижневого перегляду (Gmail автоматично відокремлює вашу поштову скриньку від розсилок та оновлень).
- ВикористовуйтеIFTTT для автоматичного обміну інформацією. Деякі приклади: надішліть своєму партнерові текстове повідомлення, коли виходите з офісу, опублікуйте нагадування про слабкість перед зустріччю або автоматично поділіться статтею, коли ви застосовуєте певний тег у Pocket.
Аутсорсинг:
- Найміть (віртуального) помічника для управління всіма вашими зв’язками (наприклад, попередньо відфільтруйте електронну пошту, відповідайте на телефонні дзвінки, координуйте зустрічі).
Резюме

Більшість із нас проводить занадто багато часу на неприйнятні електронні листи та нерелевантні зустрічі. Складаючи дієту з обмеженими комунікаціями, ми можемо повернути собі дорогоцінний час у наш час і зосередитись на речах, які насправді мають значення. Однак це не означає, що ми повинні повністю припинити спілкування. Спілкування має важливе значення для ефективної спільної роботи та формування культури компанії, яка змушує людей ХОЧИТИ прийти на роботу. Але існує тонка грань між необхідним спілкуванням, побудовою стосунків та просто втратою часу та неактуальним спілкуванням.

Діяти

Якщо у вас лише одне з цієї статті, запитайте себе: як неефективне та неактуальне офісне спілкування шкодить моїй продуктивності та що я можу зробити для покращення?