Рекомендації CFS щодо проведення допоміжних заходів для організаторів PSM

Члени PSM мають можливість проводити або проводити спільні заходи під час щорічного пленарного засідання CFS. Побічні заходи - чудовий інструмент для висвітлення роботи, яку ваша організація виконує з питань сільського господарства, продовольчої безпеки та харчування, для цільової та багатосторонньої аудиторії міжнародних експертів. Вони, як правило, користуються великою популярністю та відвідуванням протягом тижня CFS. Вони також користуються великим попитом з обмеженою кількістю виділених слотів, які потрібно збалансувати за виборчими округами. Щоб переконатися, що ваша подія схвалена та успішна, IAFN підготував ці рекомендації та поради. Ми сподіваємось, вони будуть корисні для членів PSM, які сподіваються проводити побічні заходи на CFS.

агропродовольча

1. Процес

Щороку PSM вимагає від приватного сектора пропозицій щодо проведення побічних заходів. Оскільки існує обмежена кількість слотів, ми використовуємо це як шанс самоорганізуватися, вибрати теми та покращити шанси на проведення побічних заходів у приватному секторі. Це внутрішній процес PSM.

Після цього вибрані події все ще повинні офіційно застосовуватися до CFS. Гарантій немає. Секретаріат PSM зробить все можливе, щоб виступати за ті події, які були обрані в процесі PSM. Заявки зазвичай подаються у червні або липні, а повідомлення про прийняття зазвичай надходить у серпні або вересні від Секретаріату.

2. Вираз зацікавленості побічною подією CFS

У 2019 році CFS просить тих, хто зацікавлений в організації побічних заходів, заповнити попередню форму висловлення зацікавленості. Цю форму можна знайти тут: https://www.surveymonkey.com/r/X6FZD8Z Кінцевий термін подання цієї форми - 26 червня 2019 р.

3. Зміст побічних заходів

Теми: Побічні заходи, швидше за все, будуть прийняті, якщо їх теми підпадають під мандат CFS (продовольча безпека та харчування) і, зокрема, відповідають робочим процесам, що обговорюються під час пленарного засідання CFS того конкретного року. Майте на увазі, що обрані вами теми повинні добре співпадати з перспективами країн, що розвиваються. Хоча CFS має глобальний масштаб, він зосереджений на голоді та недоїданні та має на меті покращити життєдіяльність найбільш вразливих верств населення та країн, що знаходяться під загрозою. Радимо зв’язатися з IAFN або перевірити веб-сайт CFS, щоб побачити, які теми обговорюються: http://www.fao.org/cfs/cfs-home/en/.

Приймаюча країна: У CFS прийнято мати постійного представника держави-члена (як правило, посла або заступника), який проводить паралельні заходи. Ми закликаємо членів PSM дотримуватися цього підходу, оскільки це чудовий спосіб побудувати міцніші відносини з державами-членами та інформувати їх про роботу приватного сектору у вирішенні питань продовольчої безпеки та харчування. Майте на увазі, що держави-члени організовані в CFS/FAO в регіональних групах з обертовими кріслами. Ці крісла - Посли. Зазвичай вони є найбільш обізнаними особами CFS, тому є активними головами заходів. Вони також мають вплив у регіоні, в якому вони очолюють, і можуть заохотити своїх регіональних колег відвідати паралельний захід. IAFN допоможе вам визначити потрібних осіб, яких можна запросити, якщо ви не знайомі зі структурою CFS.

Доповідачі: Однією з відмінних рис CFS є багатосторонній характер, який викликає голоси не лише урядів, а й багатьох інших суб'єктів: громадянського суспільства, приватного сектору та благодійності, досліджень та міжнародних організацій. Важливо, щоб обрані вами оратори могли продемонструвати, що вони є членами цих виборчих округів. Це буде високо оцінено Секретаріатом CFS та державами-членами. Нижче наведено офіційні категорії складу бюро та дорадчої групи (натисніть посилання для оновленого списку держав-членів, які є членами бюро CFS, більш активних у процесі):

  • Держави-члени (включаючи 12 членів Бюро)
  • Члени консультативної групи
    • Органи ООН
      • ФАО (Продовольча та сільськогосподарська організація)
      • МПП (Світова продовольча програма
      • IFAD (Міжнародний фонд розвитку сільського господарства)
      • Право на харчування: Спеціальний доповідач з питань права на їжу - Управління Верховного комісара з прав людини
      • Цільова група ООН високого рівня з глобальної кризи продовольчої безпеки
      • Постійний комітет ООН з питань харчування (SCN)
    • ОГС/НУО: Механізм громадянського суспільства
      • Міжнародні органи досліджень сільського господарства: Консорціум CGIAR
    • Міжнародні фінансово-торгові установи: Світовий банк
    • Приватний сектор/Благодійні фонди
      • Фонд Білла і Мелінди Гейтс
      • Міжнародна мережа агропродовольчих товарів

Не обов’язково обирати спікерів з певних членів кожного з цих виборчих округів, які входять до складу консультативної групи, але рекомендується використовувати однакові конфесії. Наприклад, ви можете запросити НУО, з якою ви працюєте у проекті, хоча ця НУО не є членом Механізму громадянського суспільства (CSM).

Ми настійно рекомендуємо провести брифінг із усіма спікерами та приймаючою країною за кілька тижнів до заходу, щоб переконатися, що презентації не повторюються та добре доповнюють одна одну.

4. Формат допоміжних подій

Побічні події зазвичай виділяються 1,5 години як:

  • Сеанс сніданку: з 8 до 9.30; (іноді це зменшується до 60-хвилинного слоту - тому перевірте своє призначення)
  • Обідня сесія: з 12.30 до 14.00; або
  • Вечірня сесія: з 6 до 19.30.

Через короткий формат ми радимо наступне:

  • Максимум 5 динаміків (включаючи стільці)
  • Переконайтесь, що представлені доповідачі, а якщо ні, то доступні їх біографії
  • Зберігайте презентації короткими та чіткими (максимум 15 мільйонів)
  • Перевірте всі слайди, перш ніж їх проеціювати, і чітко стежте за їх якістю (видимість: колір шрифту, розмір; привабливість: візуальні зображення проти тексту; ключові повідомлення)
  • Тримайте достатньо часу (20 хв.) Для запитань та відповідей з аудиторією (зазвичай це дуже динамічна натовп)
  • Перевірте мікрофони перед початком і зв’яжіться з господинями, які видають їх під час запитань.

5. Аудиторія та етикет

Важливо пам’ятати, що побічні заходи відкриті для всіх, хто знаходиться у будівлі ФАО. Це залучить сотні зареєстрованих учасників CFS, а також співробітників ФАО, присутніх у їхніх офісах. Переконайтеся, що ваша подія призначена для дуже різноманітної, але також дуже обізнаної аудиторії. Ви будете спілкуватися з експертами та практиками, які, ймовірно, будуть задавати гострі запитання вашим спікерам. Також у аудиторії можуть бути дуже різноманітні та суперечливі погляди. Заохочується дух сердечності та відкритості, але може бути відчутна напруга.

Коли в залі присутні держави-члени, переконайтеся, що з повагою звертаєтесь до них за дипломатичним протоколом «Ваше Превосходительство» та вдячні представникам країн у залі «Шановні делегати».

6. Розподіл дати та часу

Секретаріат CFS встановить дату та час і спробує переконатись, що вони не змінюються. Там, де це можливо, вони намагаються запланувати побічні заходи з подібними темами або організовані одними і тими ж округами в різний час.

7. Реєстрація спікера

Якщо учасники дискусій або запрошені гості не є делегатами або співробітниками CFS, їм потрібно буде зареєструватися, щоб вони могли потрапити до будівлі. Рекомендуємо зареєструвати їх через PSM, тому переконайтеся, що це зроблено заздалегідь (як тільки їх участь буде підтверджена). Для цього вам знадобляться їх імена, приналежності та нещодавня фотографія у паспорті у форматі jpg, яку слід надіслати на Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб переглянути його. .

8. Закуски

Організатори Side Event несуть відповідальність за оплату харчування. Харчування є основним і відбувається поза приміщенням для засідань (не в ньому). Для полегшення координації з ФАО секретаріат IAFN координує всі замовлення, а потім виписує окремі суми.

9. Рекламний матеріал для побічних заходів

Інформація, що міститься у планах планування, буде використана для розкладу допоміжних заходів та брошури допоміжних заходів, які виготовляються лише англійською мовою. Паперові копії можна буде отримати в Атріумі та на Стілці документів. Електронні версії будуть розміщені на веб-сайті CFS (приклад за минулі роки: www.fao.org/cfs/cfs41).

Простір для довідкової інформації про побічні заходи буде доступний на Інформаційному ринку CFS протягом тижня. Переконайтеся, що ви надіслали будь-які допоміжні матеріали, які ви хотіли б виставити на ринку, до офісу IAFN у ФАО до 31 вересня. Ви можете взяти з собою будь-який допоміжний матеріал, який ви будете демонструвати у залі засідань. Місце обмежене, тому, будь ласка, приносьте лише матеріали, які мають відношення до вашої Побічної події.

Поштова адреса:
Механізм приватного сектору
Морган Даніелу
Кімната E-125
Продовольча та сільськогосподарська організація ООН
Viale delle Terme di Caracalla
00153 Рим
Італія
Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб переглянути його.
Стільник: +33698985619

IAFN також буде активно просувати вашу подію та використовуватиме кілька маркетингових документів:

  • Флаєри (роздаватимуться учасникам CFS на місці)
  • Веб-сторінки
  • Порядок денний (щоб бути доступним у залі для вашої аудиторії)
  • Списки розповсюдження (списки PSM)

Щоб переконатись, що ці матеріали є точними, переконайтесь, що назва вашої події не змінюється, інакше будуть розбіжності між офіційним розкладом та запрошеннями, які буде надіслано IAFN. Будь ласка, спробуйте обмежити зміни в останню хвилину непередбачуваними випадками. Не соромтеся ділитися цими матеріалами у власних мережах для подальшого поширення вашої події.

10. Шильди для учасників дискусій для проведення побічних заходів

Надано шаблон для таблички із назвами для учасників дискусій побічних подій. Будь ласка, роздрукуйте свої таблички з кольорами на папері формату А3 і принесіть їх до кімнати для зборів за 15 хвилин до початку. Будуть надані пластикові тримачі табличок.

11. Презентації PowerPoint

Будь ласка, надсилайте презентації всіх своїх спікерів за тиждень до сесії CFS. Якщо це неможливо, принесіть будь-які презентації PowerPoint на USB-накопичувач принаймні за 15 хвилин до початку заходу. Будуть надані ноутбук та проектор. Не забудьте протестувати з доповідачами всі їхні презентації перед початком заходу.

12. Фотографія та соціальні медіа

Офіційна служба фотозйомки ФАО відправить фотографа для зйомки ваших подій. Ці фотографії доступні на веб-сайті ФАО на наступний день після події. Ми радимо вам використовувати їх для спілкування після події. Вони якісні. Ви можете жити в твітері під час вашого побічного заходу, якщо ви усвідомлюєте публічний характер заходу та з розумом ставитеся до позиціонування та повідомлень. Не соромтеся використовувати: @CFSupdates та # CFS42.

13.Інтерпретація

Усний переклад доступний за окрему вартість. Якщо ви попросили переклад ФАО, з вас буде стягнено плату, навіть якщо ви вирішите скасувати свою допоміжну подію.

14. Пунктуальність

Будь ласка, переконайтесь, що ваша допоміжна подія починається та закінчується точно. Очікується, що делегати будуть на сесіях CFS вчасно, і їх не слід затримувати через побічні події, які перевищують відведений їм час.

15. Протоколи відвідуваності

Чисті аркуші відвідуваності будуть надані в кімнаті. Вас просять розповсюдити їх під час Побічної події та передати їх одному з членів команди організаторів IAFN, або Ви можете залишити заповнені аркуші відвідувань у кімнаті після Побічної події з табличками з іменами, і ми їх зберемо.

Ми сподіваємось, що у вас буде вдалий захід,
Команда Міжнародної агропродовольчої мережі