Як написати електронний лист, який насправді отримає відповідь

Як написати електронний лист?

Що далі? Пост про те, як зав’язати взуття?

Я знаю, я знаю. Електронна пошта є такою всюдисущою частиною нашого життя, що можна подумати, що люди, природно, можуть її погладити.

Але отримавши тисячі електронних листів за останні чотири роки, я можу з упевненістю сказати, що частота не обов’язково породжує знання. Що означає: багато людей там досить незрозуміло, як скласти хороший електронний лист. Навіть тих, кого найняли професійними представниками PR!

Якою б базовою не була життєва навичка, це все-таки вам доведеться навчитися. І на жаль, здається, ніхто не навчає молодих людей компонентам ефективної електронної пошти, незважаючи на те, що вона становить основу сучасного спілкування. Знання того, як написати хороший електронний лист - такий, який насправді отримає відповідь - має вирішальне значення для вашого успіху: це може різнитись між тим, чи влаштовуєтесь ви на роботу, чи шукаєте наставника, чи фінансуєте ідею, чи отримуєте потенційне життя -зміна поради.

Розумієте, кожна електронна пошта - це по суті презентація, навіть якщо ви буквально не продаєте бізнес-ідею. Ваша пропозиція - це ідея, на яку вам варто відповісти, - і це може бути важким продажем. Людина, якій ви пишете, може отримувати десятки, навіть сотні електронних листів щодня, і вона не може надавати кожному електронному листу однаковий час та увагу. Точно так само, як і при особистих презентаціях, ці люди розробляють способи розміщення своїх електронних листів у два треки - ті, які отримують відповідь, і ті, кого штовхають у папку для сміття. Що визначає трек, до якого ви перебуваєте, ви піднімаєте один із червоних прапорів одержувача чи ні; електронний лист може стати вашим першим враженням про когось, і оскільки одержувач не має багато чого продовжувати, він чи вона будуть шукати невеликі, тонкі підказки щодо того, чи слід натискати відповідь чи видалення. Ці червоні прапори можуть бути справді дрібними речами, які можуть здатися вам зовсім не справедливими, - але вони, мабуть, виявили, що 8 із 10 людей, які демонструють ці характеристики, не варті того, щоб на них реагувати, оскільки це в кінцевому підсумку марнотратство свого часу.

Блог Think Simple Now продемонстрував, як відправник електронної пошти та одержувач електронного листа мають дуже різні точки зору:

Спостереження за приймачем

Отримує багато електронної пошти.
Можуть регулярно отримувати компліменти, якщо вони публічна особа.
Регулярно отримує стандартний набір питань та прихильностей.
Не має багато вільного часу.
Не проти допомогти вам, якщо це швидко.

Спостереження за Відправником

Проводить довгий час, створюючи "ідеальний" (дуже довгий) електронний лист.
Вважає, що їх запит оригінальний, унікальний та особливий.
Вірить, що вони першими просять такої ласки.
Не уявляєте, чому хтось відверне їх.
Бажання розповісти всю історію, пояснену з усіх боків, щоб слухач міг зрозуміти свою точку зору.

Ключовим фактором отримання відповіді на електронний лист є поставити себе на місце одержувача та адаптувати його відповідно. Як ти це робиш? Далі нижче ми окреслимо деякі речі, які ми шукаємо, визначаючи, чи гідна відповіді електронна пошта чи ні. Зараз мова може здатися трохи суворою. Але це не особисті звички домашніх тварин - це ті самі речі, які власники бізнесу, агенти та редактори газет говорили мені, що вони використовують для оцінки своїх електронних листів; це те, що люди вже говорять за вашою спиною, і немає сенсу утримувати це від людей заради того, щоб бути «приємними».

Примітка. Ці вказівки стосуються лише електронних листів, які ви пишете, коли сподіваєтесь на щось від одержувача, навіть якщо це лише відповідь. Якщо ви просто робите швидку замітку, щоб передати якусь інформацію, поділитися вдячністю або листуватися з кимось, з ким ви дуже знайомі, правила насправді не мають великого значення.

Поважайте час одержувача та переконайтесь, що електронний лист навіть необхідний. Кожен час дорогоцінний. Коли ви надсилаєте електронний лист, ви говорите: "Те, що я повинен сказати, коштує п’яти хвилин вашого часу, часу, який ви могли б витратити на свій бізнес чи з родиною".

Тож не витрачайте час одержувача на запитання, яке ви зможете зрозуміти самі. Виконайте певну самостійність! Я вражений кількістю запитань, які я отримую, на які можна легко відповісти 10-секундним пошуком у Google (справді, спокусливо відповісти "Дозвольте мені Google це для вас ..."). Вичерпавши Google, виконайте пошук на веб-сайті цієї людини. Перегляньте їхні попередні статті, їх поширені запитання та їх сторінку про програму.

На AoM ми приймаємо подання гостьових повідомлень, і прямо над нашим контактним вікном ми маємо посилання на сторінку “Написати для AoM”, де описуються всі наші правила розміщення гостей, одне з яких:

“Надішліть гостьовий пост, використовуючи форму нижче. Не пишіть нам електронною поштою з проханням написати, чи можете ви написати нам. Він буде просто видалений. Якщо ви хочете написати гостьовий допис, напишіть його та надішліть за допомогою форми на цій сторінці ".

І все ж день за днем ми все ще отримуємо електронні листи від хлопців, які кажуть: „Привіт! Мені було цікаво, чи можу я написати для вас гостьовий пост ". Раніше я все ще відповідав на ці електронні листи, але виявив, що 9 із 10 людей, яким не можна було турбуватися читати інструкції, також не можуть написати хороший гостьовий пост.

Почніть із привітання. Починаючи з першого речення вашого електронного листа, ви звучите різко. Натомість починайте з "Шановний ____" (для більш офіційного електронного листа) або "Привіт _____" для більш випадкового. Але не "Гей ____", якщо ви вже не встановили зв’язок та історію з одержувачем.

Я думаю, що тенденція припинити привітання є найсильнішою, коли ви використовуєте контактну форму для надсилання вашого повідомлення. Але майте на увазі, що навіть коли ви використовуєте контактну форму, вона надходить у поштову скриньку людини, схожа на будь-який інший електронний лист.

Правильно введіть свою адресу електронної пошти у контактну форму. Це, мабуть, здається цілком безглуздим. Але люди попросять у мене поради, я витрачу 20 хвилин, обмірковуючи їхнє запитання і написавши вдумливу відповідь, а потім, коли натиснув кнопку «Надіслати», я отримаю повідомлення про помилку доставки. Арг! Це 20 хвилин мого життя, яких я ніколи не поверну.

Адресуйте електронний лист конкретній особі. Зробіть все можливе, щоб дізнатись ім’я людини, яка буде читати електронне повідомлення, замість того, щоб сказати просто «Привіт усім» або «Кому це може стосуватися». Використання імені людини створює взаємозв'язок, оскільки це робить ваше повідомлення більш особистим і менш схожим на спам. Якщо відповідає пара людей, надішліть електронний лист обом. Оскільки ми з Кейт управляємо сайтом разом, люди, які звертаються зі своїми запитами до "Бретт і Кейт", а не просто "Бретт" автоматично отримують додаткові бали.

Напишіть ім’я одержувача правильно. Знову ж таки, безглуздо, так? Проте ми постійно отримуємо електронні листи на адресу “Brent and Kay”. Помилка написання чийогось імені вбиває ваш зв’язок з одержувачем ще до того, як вони навіть прочитали текст вашого електронного листа. Це повідомляє одержувачу, що ви або не знаєте про них багато, або не дуже орієнтовані на деталі. І якщо ви будете слідувати орфографічній помилці з фразою: "Я такий твій великий шанувальник", ти виходиш як досить негідний.

Побудуйте трохи взаємозв'язку, перш ніж приступати до справи. Як і в будь-якому звучанні, ви хочете створити трохи взаємозв'язку з людиною, перш ніж почати говорити про бізнес. Це змушує одержувача вашої електронної пошти трохи більше схилятися до того, щоб ви сподобалися вам, вислухали вас і захотіли вам допомогти. Будьте короткими та достовірними. Ось кілька прикладів вступів для побудови зв’язків:

«Я відданий фанат, який читає ваш веб-сайт вже три роки. Через AoM я зараз приймаю душ Джеймса Бонда, голюсь бритвою та пишу щотижневі любовні записки дружині ".

«Я був замовником спортивних товарів компанії Jim's протягом останніх 20 років. Мій тато купив мені там свою першу рукавицю, коли мені було 7 років ».

«Я є великим шанувальником ваших досліджень про мавпу-виття. Читання вашої книги викликало у мене бажання поступити в цей університет і здобути спеціальність біологія. Ось чому я сьогодні пишу вам ... "

"Як побратим з Остіна ..."

Щось, що я останнім часом помічаю від піарників, це щось на кшталт: «У вас чудовий сайт. Мені дуже сподобалось [стаття, яку я явно щойно зібрала з першої сторінки хвилину тому] ". Коли побудова відносин очевидно фальшива, це дає зворотний ефект. Ви хочете сказати щось настільки конкретне, що одержувач знає, що ви не надсилаєте того самого загального повідомлення багатьом іншим людям і що ваш інтерес до них справжній.

Коротко і точно. Знову ж таки, час кожного дорогоцінний. Не надсилайте комусь стіну тексту. Не розказуйте їм свою історію життя. Приступайте до суті за якомога меншою кількістю речень. Ви можете подумати, що надання якомога більше деталей одержувачеві зробить більш імовірним, що він відповість вам, але все навпаки. Гігантський блок тексту змушує одержувача почуватися пригніченим; вони радше просто видалять його, ніж займаються десятьма хвилинами, щоб прочитати та переварити ваш фоліант. Якщо ваша ідея недостатньо цікава, щоб захопити когось лише кількома реченнями, то вам потрібно попрацювати над своєю ідеєю, і якщо вам потрібна порада, щоб пояснити кілька абзаців, спочатку вам слід провести більше досліджень, або це просто не питання, яке ви повинні ставити незнайомій людині через Інтернет.

Зробіть ваш запит кришталево чистим. Незважаючи на те, що ви хочете, щоб ваш електронний лист був коротким, обов’язково робіть все, що ви сподіваєтесь отримати від одержувача, якомога чіткішим і конкретнішим.

Це мій найменш улюблений вид електронної пошти:

Привіт AoM:

Мені дуже подобається ваш сайт. Я відчуваю, що це чудово відповідає тому, що ми робимо. Ми повинні зробити якесь партнерство чи щось інше. Які ваші ідеї щодо того, як ми можемо це зробити?

З повагою,

Неясний Вінні

Звичайно, я не маю жодних уявлень про те, як ми можемо працювати разом ... ти щойно увійшов до мене в голову десять секунд тому! Якщо ви зв’язуєтесь зі мною, ваш обов’язок - поглянути на те, що ми вже робимо, а потім висловити ідею, яка, на вашу думку, може нам сподобатися - чітка, конкретна пропозиція. Дайте одержувачу звук, на який вони можуть відповісти так чи ні. Якщо ви задаєте запитання, уточніть це запитання якомога конкретніше, і відповідь на нього не займе дуже довго.

Чим коротший ваш електронний лист і чим простіше одержувачу відповісти на ваше запитання, тим більша ймовірність отримати відповідь.

Не дражніть. Тепер щодо мого іншого найменш улюбленого електронного листа:

Привіт Бретт і Кейт-

У мене чудова ідея, яка може допомогти вам покращити ваш веб-сайт. Напишіть мені, якщо хочете почути більше!

XOXO-

Хакерський Гаррі

Чому б я витрачав свій час на те, щоб відповісти тобі, якщо я не знаю, чи зацікавив би мене навіть твоя ідея? Автоматичне видалення.

Якщо у вас є веб-сайт, посилання на нього. Не кажіть мені про свій блог чи веб-сайт, не посилаючись на них. Я знаю, що мені знадобиться лише 5 секунд, щоб я загуглів назву вашого бізнесу, але я не збираюся цього робити. Це лише один із тих, хто порушує угоду. Зробіть речі максимально простими для одержувача.

Коли ви робите посилання на свій сайт, переконайтеся, що він працює і працює! Неодноразово люди вказували мені на свій сайт, і коли я натискав на нього, сайт не працював для обслуговування. Видалити.

НЕ ВИКОРИСТОВУЙТЕ ВСІ ЧАПИ. Універсальний знак божевільної людини. Використовуючи всі CAPS, вам здається, що ви кричите. Автоматичне видалення.

або всі малі регістри. Так, я знаю, що 2012 рік, а використання великих літер - це 20 століття. І можливо, коли-небудь молоді люди світу піднімуться і взагалі припинять використання великих літер. Але до того часу, коли ви маєте справу з 29-річними гізерами, як я, вам слід писати великі літери, які потрібно писати з великої літери, інакше ви здаєтеся ледачим і дурним. Якщо ви не можете турбуватися, щоб приділити час натисканню клавіші Shift на своєму телефоні, я не можу турбуватися про те, щоб сприймати вашу електронну пошту так серйозно, як чужі. Я знаю, це нечесно, але 8/10 електронних листів від людей, які не використовують великі літери, насправді є досить дурними листами.

Коректура та перевірка орфографії. Прочитайте електронне повідомлення кілька разів, щоб переконатися, що все правильно. Пам’ятайте, це ваше перше враження з кимось - зробіть це хорошим. Я знаю редактора газети, який кидає прес-реліз, як тільки бачить помилку. Особисто я не шукаю досконалості - я вважав, що деякі мої власні електронні листи були бездоганними, коли я їх надсилав, лише щоб подивитися на них пізніше і побачити грубі помилки. Але робіть все, що можете, і хоча б правильно пишіть слова, важливі для одержувача. "Я хочу написати про мужність" не затягне вас далеко.

Закрити з пробаченням. Закінчення вашого повідомлення без валедикції та вашого імені змушує вас здаватися неприємним. Закрийте "Щиро _____" або "Найкраще __________".

Повернути послугу. Якщо хтось витрачає час на свій день, щоб запропонувати вам безкоштовну пораду, зробіть все можливе, щоб підтримати їх веб-сайт або бізнес! Наприклад, якщо хтось веде взуттєвий блог і теж продає взуття, і ви задаєте йому всілякі запитання про те, яке взуття з чим носити, а він люб’язно відповідає вам, тоді купуйте у нього взуття! Тільки скалаваг запитує поради у власника малого бізнесу, який готовий поговорити з ним, а потім переводить свій бізнес на якийсь гігантський знеособлений веб-сайт, щоб заощадити кілька доларів.

Повторне спостереження один раз. Але лише один раз. Якщо ви все одно не отримаєте відповіді, вони не зацікавлені.