5 найкращих практик щодо структури даних електронних таблиць

Написала Лора Теннісон

Наскільки хороша структура даних електронних таблиць допомагає вам працювати розумніше

Електронні таблиці - одна з найбільш широко використовуваних програм у світі. Понад 1 мільярд людей використовують їх для збору, обробки та передачі даних щодня. Microsoft створила Excel ще наприкінці 1980-х років, і він все ще домінує на ринку, хоча Google Sheets наздоганяє. Як інструмент електронних таблиць, Sheets має багато (хоча і не всіх) функціональних можливостей Excel, поєднаних із потужністю оновлень у реальному часі та спільних функцій. Незалежно від того, яку програму ви використовуєте або з якими даними працюєте, хороша структура даних електронних таблиць може перетворити вашу роботу, підвищивши продуктивність і забезпечивши вам кращі дані.

Електронні таблиці: клей між додатками

З усім новим програмним забезпеченням, чи існують електронні таблиці, це вже минуле? Можна подумати, але дослідження Gartner показують, що кількість електронних таблиць насправді з кожним роком подвоюється.

Безліч нових онлайн-додатків, спрямованих на допомогу людям в упорядкуванні та управлінні своїми даними, наприклад Airtable, навіть імітують електронні таблиці - але з більш сучасним та зручним інтерфейсом.

Чому? Оскільки стовпці та рядки як і раніше є найкращим форматом для збору, перетворення, аналізу та звітування майже будь-якої форми даних.

Поширення іншого програмного забезпечення призводить до збільшення кількості електронних таблиць. Оскільки компанії генерують дедалі більше даних, із дедалі більше джерел електронні таблиці все ще є найпростішим, зручним та доступним місцем для централізації та обробки цих даних. Незалежно від того, яке програмне забезпечення ви використовуєте (Google Analytics, Asana, Shopify, CRM, такі як Hubspot або ERP, такі як SAP і Hyperion ...), дуже ймовірно, що ви зберігаєте, обмінюєтеся та обробляєте багато цих даних у електронних таблицях.

У цьому сенсі електронні таблиці функціонують як важливий інструмент з’єднання, як клей, між програмним забезпеченням.

І вони відіграють вирішальну роль у прийнятті рішень. Насправді 70% компаній все ще приймають ключові рішення на основі даних електронних таблиць. Прочитайте далі, щоб дізнатись, як дотримуватися найкращих практик щодо структури даних електронних таблиць, і переконайтесь, що прийняті рішення є правильними для вашого бізнесу.

Найнебезпечніший інструмент у світі?

Величезний обсяг даних, що зберігаються в електронних таблицях - і неймовірно важливі рішення, засновані на цих даних - призвели до попереджень про небезпеку електронних таблиць, особливо з боку фінансового світу. Пишучи в журналі Forbes, економіст Тім Ворсталл сказав, що Excel може бути "найнебезпечнішим програмним забезпеченням на планеті". Він сказав, що це відповідальність за деякі болісно дорогі рішення, всю фінансизацію економіки за останні 30 років і, отже, опосередковано фінансовий крах 2007 року.

Головна причина того, що електронні таблиці розглядаються як такі небезпечні? Ризик ручних помилок у поєднанні з поганим дизайном електронних таблиць, надто складними електронними таблицями та недостатньою підготовкою.

Опитування у Великобританії показало, що 33% великого бізнесу повідомляють про поганий процес прийняття рішень через проблеми з електронними таблицями, а 17% зазнали фінансових збитків через неякісні електронні таблиці.

В іншому дослідженні, проведеному в США експертом з електронних таблиць доктором Фелієном Германсом, було розглянуто партію 15 000 таблиць Excel від однієї компанії. Вона виявила, що 24% електронних таблиць із формулами містять помилки, і що 6% усіх розмов електронною поштою насправді обговорювали помилки електронних таблиць.

Це не повинно бути так. Неймовірна гнучкість електронних таблиць та їх універсальність означає, що вони тут, щоб залишитися, але нам потрібно використовувати їх краще. На щастя, це стає простішим за допомогою електронних електронних таблиць, таких як Google Sheets, оскільки їх можна використовувати в більш спрощених, автоматизованих системах.

Хороша практика роботи з електронними таблицями заощадить ваш час і розчарування, і, звичайно, надасть точні дані.

Тут ми отримали 5 найкращих практик щодо належної структури даних електронних таблиць:

1. Завжди починайте з кінця

Як і будь-яка стратегічна діяльність, ви можете планувати напрямок дій лише тоді, коли маєте на меті остаточну мету. Те саме з електронними таблицями та системами даних. Почніть із запитання себе

Які дані ви хочете бачити і в якому форматі? (наприклад, діаграма, графік, окремий показник)
Хто така аудиторія і як часто їм потрібно її переглядати? (єдине число, яке перевірятиметься щотижня на графіку або щоквартальному звіті для інвесторів?)

Зосередьтеся на тому, які дані ви хочете бачити, а не на тому, які у вас вже є. Спроектуйте його з урахуванням аудиторії та пам’ятайте, що дані повинні подаватися у легко зрозумілому форматі.

2. Зберіть дані у табличному форматі

Після того, як ви запланували, що ви хочете візуалізувати (ціль), вам потрібно повернутися на початок і подивитися, як ви збираєте дані. Поширеною помилкою тут є те, що люди розробляють вхідні таблиці, щоб виглядати як звіт.

Вхідна електронна таблиця - це місце, де ви збираєте необроблені дані. Це може бути що завгодно - від списку отриманих матеріалів до списку контактних даних. Якщо ваша електронна таблиця використовується для збору та збору даних, не спокушайтеся зробити її гарною.

Він повинен мати логічний табличний формат, який програмне забезпечення може правильно обробити!

Якщо ваші дані неструктуровані, у вас виникнуть проблеми із застосуванням формул та обробкою даних. До того ж ви отримаєте помилки.

Для гарної структури даних електронних таблиць пам’ятайте:

Форматуйте свої дані як базу даних.
Переконайтесь, що всі рядки заголовків однакові.
Переконайтеся, що кожен рядок і стовпець містять дані.
Не об’єднуйте клітинки.

3. Перевірка даних - це ваш найкращий друг

Будь-яке ручне введення в електронну таблицю збільшує ймовірність помилок, тому пам’ятайте мінімізувати цей ризик, використовуючи перевірку даних. Це дійсно простий та ефективний спосіб переконатися, що ваші дані правильні та їх правильна обробка.

Пам’ятайте, що технологія розумна, але не така розумна, як ми! Слово можна набирати дещо по-іншому, а пробіли та/або варіація клавіатур та пунктуації можуть спричиняти помилки. Якщо ви поглянете на слово чи цифру у вашій електронній таблиці, це може виглядати однаково (наприклад, „Маркетинг“, „Маркетинг“, „Маркетинг“, 1000, 1000, 1.000, цифра „0“ та буква „О“ ), але програмне забезпечення для електронних таблиць буде читати це як різні дані.

Застосування перевірки даних до вашої електронної таблиці гарантує, що людям, які вводять дані в електронній таблиці, не доведеться нічого вводити вручну. Ви робите це, додаючи спадне меню до своїх клітинок введення. Уявіть, що ви використовуєте стовпець у своїй електронній таблиці для відстеження стану замовлень. Ви можете використовувати перевірку даних, щоб створити випадаюче меню, надавши параметри "очікує на розгляд", "замовив" або "отримав".

У Google Таблицях перейдіть до меню> Дані> Перевірка даних.

У програмі Excel перейдіть у розділ Дані> Перевірка даних і виберіть параметр у розділі Дозволити. Ви можете прочитати покрокові інструкції щодо перевірки даних у Excel тут.

4. Отримайте безпечніші вхідні дані за допомогою Google Forms

Ви можете розглядати Google Forms як додаток для опитування, але ми рекомендуємо використовувати його, коли хочете зібрати будь-яку інформацію від колег чи клієнтів. Для внутрішніх співробітників ви можете використовувати його для таких речей, як запити на поставку, заявки на роботу, ІТ або запити на відпустку. Для клієнтів він може використовуватися для всього, від замовлень до реєстрації подій. Форми Google не лише заощаджують ваш час; вони забезпечують точність. Коли хтось самостійно вводить дані у форму, швидше за все, деталі будуть правильними. Більше орфографічних помилок чи неправильно введених номерів телефонів.

Він також уже у правильному форматі для перенесення на ваш Google Sheet; читайте, як підключити Форми до Таблиць тут.

Інша перевага форм - це їх зручність у користуванні. Уявімо, що ви адміністратор школи і хочете створити систему для звітування вчителів оцінками. Можливо, ви знайомі з електронними таблицями та регулярно використовуєте їх для аналізу та збору даних - але це може бути не найдоступнішим способом збору даних для ваших викладачів. Google Forms пропонує набагато зручніший для користувача інтерфейс, ніж електронна таблиця, і ви можете імпортувати дані безпосередньо в Таблицю, автоматично зіставляючи звіти від своїх викладачів.

5. Зберігайте довідкові дані та дані про діяльність окремо

Дані бази даних - це дані, які ви використовуєте як посилання.

Ці дані стабільні або виправлені; вона не змінюється швидко з часом. Вам потрібно добре організувати ці дані, щоб ви могли перетинати їх із даними про активність. Уявіть, що ви керуєте рестораном чи косметичною компанією. Вам знадобиться база даних рецептів, що містить усі ваші продукти, інгредієнти та кількості. Ця інформація необхідна кожного разу, коли ви створюєте виробниче замовлення. Його потрібно підключити до вашої інвентарної системи, щоб підрахувати, які інгредієнти споживаються та в яких кількостях для кожного окремого замовлення.

Важливо, щоб дані баз даних зберігались ізольовано в приватній таблиці або лише для перегляду - люди не повинні мати можливості змінювати ці дані (навмисно чи випадково). Це гарантує надійність даних і, якщо потрібно, конфіденційність даних. Можливо, вам доведеться використовувати кілька наборів даних бази даних для одного конкретного процесу. Ви можете об’єднати їх в одній електронній таблиці з декількома вкладками, або якщо є великий обсяг даних (або іншим людям потрібно підтримувати їх), краще зберігати їх в окремих електронних таблицях.

Зберігайте єдине джерело істини

Насправді часто зустрічаються одні й ті самі дані, що вводяться в декілька електронних таблиць із різних силосів в одній організації. Єдине джерело істини (SSOT) означає структурування ваших даних таким чином, що вони створюються або змінюються лише в одному місці. Коли введення даних або оновлення здійснюються в одному місці, їх слід оновлювати скрізь. Щоб зробити це з електронними таблицями, вам потрібно надати спільний доступ до файлів (наприклад, за допомогою функції спільного використання Google Sheets) і змусити ваші електронні таблиці спілкуватися між собою. Використовуйте такий інструмент, як Sheetgo, для автоматизації передачі даних між електронними таблицями, підтримки єдиного джерела істинності та впорядкування потоків даних. Це означає, що вам більше не потрібно копіювати та вставляти дані вручну або надавати електронні таблиці як вкладення електронної пошти.

Дані про діяльність часто змінюються. Це дані, генеровані вашими процесами.

Це „поточні” дані, що відображають те, що відбувається у вашому бізнесі щодня. Наприклад, у внутрішній команді продажів дані про діяльність можуть містити контактні дані та статус нових потенційних клієнтів. Команда буде постійно реєструвати та оновлювати цю інформацію. У процесі фінансування дані про діяльність включають такі речі, як витрати, фінансування та позики.

Дані про діяльність повинні мати a дата (час), прикріплений до нього. Це важливо для створення інформаційної панелі або звіту.

Важливо, щоб люди могли вводити введені дані про діяльність зручним для користувача способом, але також важливо, щоб вони не втручалися в дані іншої людини. У той же час дані повинні бути добре структурованими, щоб ви могли застосовувати формули для аналізу.

Ви можете зробити це, виконавши:

Використання Google Форм.
Інтеграція програмного забезпечення з електронною таблицею.
Імпорт інформації до певної папки.
Використання окремих електронних таблиць для окремих користувачів, щоб запобігти тому, що занадто багато рук торкаються одних і тих же даних.

Ключовий винос: підготуйте свої дані, сплануйте свою систему.

Електронні таблиці відіграють ключову роль у кожному бізнесі на планеті, і завдяки потужності хмари тепер легше працювати з ними безпечніше та продуктивніше, ніж будь-коли раніше. Витрата часу на організацію та впровадження чистої та ефективної структури даних електронних таблиць означає, що ми можемо скористатися всіма перевагами, які можуть запропонувати таблиці, мінімізуючи ризики.

Шукаю додаткової допомоги та порад щодо роботи з електронними таблицями?