Податкові питання виникають, коли роботодавці оплачують службові відрядження

Роботодавці повинні визначити належний режим оподаткування працівників

СТАТТЯ ІНСАЙТ | 21 січня 2019 р

Більшість роботодавців оплачують або відшкодовують витрати своїх працівників під час поїздок у справах. Як правило, витрати на транспорт, харчування, проживання та непередбачені витрати можуть бути оплачені або відшкодовані роботодавцем без оподаткування, якщо працівник перебуває у короткостроковій поїздці. Однак податкові правила ускладнюються, коли подорож триває довше. Іноді витрати на відрядження, сплачені або відшкодовані роботодавцем, повинні трактуватися як оподатковувана компенсація працівникові за умови подання звітності за формою W-2 та податку на заробітну плату.

Мета цієї статті полягає у розгляді деяких найпоширеніших організацій подорожей, які можуть призвести до оподаткування доходів працівників для цілей федерального оподаткування. Незважаючи на те, що ділові поїздки також можуть порушити питання державного податку, ці питання виходять за рамки цієї статті. Ця стаття має бути лише загальним оглядом, оскільки податкові наслідки для працівника для даного договору про подорож залежать від фактів та обставин цього договору.

У обговоренні нижче передбачається, що всі витрати на відрядження є звичайними та необхідними і понесені працівником (або партнером у товаристві) під час поїздки з дому на ніч для бізнесу роботодавця. Крім того, передбачається, що витрати належним чином обґрунтовані, щоб роботодавець знав (1), хто здійснив витрати; (2) де, коли, чому і для кого були здійснені витрати, та (3) доларова сума. Роботодавці повинні збирати цю інформацію протягом розумного періоду часу після здійснення витрат, як правило, протягом 60 днів.

Деякі витрати на харчування та проживання можуть потрапити під спрощений процес обґрунтування, який називається правилами “добових” (хоча навіть ці витрати все одно повинні відповідати деяким вимогам обґрунтування). Правила добових виходять за рамки цієї статті.

Одним з ключових будівельних блоків для обробки витрат на відрядження працівників є розташування «податкового будинку» працівника. Відповідно до податкової служби та судових актів, податковим будинком працівника є звичайне місце роботи працівника, а не особисте проживання працівника чи його сімейний будинок. Зазвичай до податкового дому входить все місто чи район, в якому знаходиться звичайне робоче місце. Як правило, лише витрати, сплачені або відшкодовані роботодавцем за виїзд працівника з податкового будинку працівника, мають право на сприятливий податковий режим як витрати на відрядження.

Поїздка на звичайне робоче місце

Зазвичай витрати, понесені на поїздки між місцем проживання працівника та звичайним робочим місцем працівника (податковий дім), - це особисті витрати на поїздки, а не службові поїздки. Якщо ці витрати оплачуються або відшкодовуються роботодавцем, вони підлягають оподаткуванню компенсацією працівнику. Це має місце навіть тоді, коли працівник подорожує на велику відстань між місцем проживання та робочим місцем, наприклад, коли працівник влаштовується на нову роботу в іншому місті. Відповідно до IRS, якщо працівник вирішив жити подалі від свого звичайного робочого місця (податкового будинку), тоді витрати на відрядження між двома місцями, які роботодавець сплачує або відшкодовує, є оподатковуваним доходом працівника.

Приклад: особисте місце проживання Боба знаходиться в Чикаго, але його звичайне робоче місце - в Атланті. Роботодавець Бобу відшкодовує йому квартиру в Атланті плюс транспортні витрати між двома містами. Оскільки Атланта є податковим будинком Боба, ці витрати на проїзд є особистими поїздками на роботу, а відшкодування витрат роботодавцем є оподатковуваною компенсацією Бобу.

Поїздка на два звичайні робочі місця

Іноді роботодавець вимагає від працівника постійної роботи у двох місцях бізнесу через потреби бізнесу роботодавця. Такі фактори, як те, де працівник проводить найбільше часу, має найбільшу ділову активність і отримує найвищий дохід, визначають, яке саме основне місце розташування, а інше - другорядне. Місце проживання працівника може знаходитись як у основному, так і у додатковому місці. Загалом, IRS вважає, що транспортні витрати між двома пунктами можуть бути оплачені або відшкодовані роботодавцем без оподаткування. Крім того, проживання та харчування в місці, яке знаходиться за межами місця проживання працівника, як правило, може бути оплачено або відшкодовано без оподаткування.

Приклад: Кароліна живе в Місцезнаходженні А і працює в штаб-квартирі своєї компанії там. Її роботодавець відкриває новий магазин у місці Б і просить її виконувати повсякденні операції протягом двох років, поки магазин набирає оборотів. Але Керолайн також потрібна в штаб-квартирі, тому її роботодавець просить її проводити два дні на тиждень у штаб-квартирі в Місцеположенні А і три дні на тиждень у магазині в Розташуванні В. Оскільки робота в кожному місці визначається потребою бізнесу Роботодавець Керолайн вважає, що вона має первинну та вторинну місця роботи, а також не їздить на роботу до двох місць. Проїзд Кароліни між двома місцями та їжею та проживанням у місці В може бути відшкодований її роботодавцем без оподаткування.

З практичної точки зору, роботодавець повинен ретельно продумати та мати можливість підтримувати ділові потреби, щоб працівник регулярно рухався туди-сюди між двома бізнес-центрами. У справах, що стосуються двох місцезнаходжень підприємств, суди вивчали витрачений час, ведення бізнесу та доходи, отримані в кожному місці. Одне лише те, що працівник «входить» або «приземляється» у місцезнаходженні бізнесу поблизу його проживання, навряд чи задовольнить вимоги щодо наявності двох звичайних робочих місць. Натомість, IRS, швидше за все, вважатиме працівника таким, що має лише одне звичайне робоче місце, оплачуваний роботодавцем проїзд між місцем проживання працівника та звичайним робочим місцем, що підлягає оподаткуванню витратами на дорогу.

Подорож, коли місце проживання є звичайним робочим місцем

У деяких випадках роботодавець наймає працівника для роботи в цілому або лише з дому працівника, оскільки він або вона фізично не потрібні в місцезнаходженні роботодавця. Якщо роботодавець вимагає від працівника регулярної роботи лише з місця його проживання, не вимагає або не очікує, що працівник регулярно виїжджатиме в інший офіс і не надаватиме службових приміщень працівникові в іншому місці, то місце проживання може бути податковим будинком, оскільки це звичайне робоче місце працівника. Коли працівникові потрібно виїхати з місця проживання (податкового будинку), тимчасові витрати на відрядження можуть бути оплачені або відшкодовані роботодавцем на неоподатковуваній основі.

Приклад: Джейсон є програмістом і працює вдома в Індіанаполісі у роботодавця в Сіетлі. Періодично він їде до Сіетла на зустрічі зі своєю командою. Оскільки Джейсон не має призначених офісних приміщень у Сіетлі, і його роботодавець, як очікується, працюватиме вдома, витрати на поїздку Джейсона до Сіетла можуть бути компенсовані його роботодавцем на неоподатковуваній основі.

Примітка: Державні проблеми можуть виникати, коли роботодавець дозволяє працівникові працювати з місця проживання в державі, де роботодавець не має офісу. Наприклад, у недавньому випадку державна комісія штату Айдахо визначила, що компанія повинна розглядатися як операційна діяльність в штаті Айдахо, оскільки компанія (1) мала працівника в штаті Айдахо з метою (або результатом) економічної вигоди або прибутку, і (2) забезпечив працівника комп’ютером для робочих цілей. Комісія дійшла такого висновку, хоча працівник не працював із клієнтами компанії і просто писав програмний код для внутрішніх систем компанії з місця проживання працівника.

Поїздка на тимчасове робоче місце

Іноді роботодавець тимчасово призначає працівника працювати в місці, яке знаходиться далеко від звичайного робочого місця працівника, з розрахунком на те, що працівник повернеться на своє звичайне робоче місце в кінці завдання. У цьому випадку ключове питання полягає в тому, чи переїжджає податковий дім працівника на тимчасове робоче місце. Якщо податковий дім переїжджає на тимчасове робоче місце, витрати на відрядження між місцем проживання працівника та тимчасовим робочим місцем, які оплачуються або відшкодовуються роботодавцем, є оподатковуваною компенсацією працівникові, оскільки це витрати на особисті комунікації, а не на відрядження. Переїзд податкового будинку працівника на тимчасове робоче місце залежить від тривалості доручення та очікувань сторін.

Один рік або менше. Якщо передбачається, що призначення триватиме (і насправді триває) один рік або менше, податковий дім працівника, як правило, не переїжджає на тимчасове робоче місце. Отже, витрати на проїзд між місцем проживання працівника та тимчасовим робочим місцем, які оплачуються або відшкодовуються роботодавцем, як правило, не оподатковуються працівником як службові відрядження.

Приклад: Джанет живе і працює в Денвері, але її роботодавець доручає їй працювати в Сан-Франциско на 10 місяців. Після 10-місячного призначення вона повертається до Денвера. Витрати на відрядження Джанет, пов'язані з її призначенням у Сан-Франциско, які відшкодовує її роботодавець, не є оподатковуваним доходом, оскільки вони вважаються тимчасовими відрядженнями, а не особистими витратами на поїздки на роботу.

Більше одного року або безстроково. Якщо передбачається, що призначення триватиме більше одного року або триватиме невизначений період часу, податковий дім працівника, як правило, переїжджає на тимчасове робоче місце. Це має місце навіть у тому випадку, якщо доручення закінчується достроково і фактично триває один рік або менше. Отже, витрати на проїзд між місцем проживання працівника та тимчасовим робочим місцем, які оплачуються або відшкодовуються роботодавцем, є оподатковуваною компенсацією працівникові як особисті витрати на роботу.

Приклад: Кріс живе і працює в Далласі, але його роботодавець доручений працювати в Оклахома-Сіті протягом 15 місяців, перш ніж повернутися до Далласа. Витрати на відрядження Кріса, пов'язані з його направленням до Оклахома-Сіті, які відшкодовує його роботодавець, є оподатковуваним доходом для нього як особисті витрати на поїздки на роботу.

Один рік або менше, а потім продовжується більш ніж на один рік. Іноді призначення передбачається на один рік або менше, але потім продовжується більш ніж на один рік. За даними IRS, податковий дім переходить зі звичайного робочого місця на тимчасове робоче місце під час продовження. Отже, витрати на проїзд, понесені між місцем проживання працівника та тимчасовим робочим місцем, які оплачуються або відшкодовуються роботодавцем, є неоподатковуваними витратами на службові відрядження до моменту продовження, але є оподатковуваною компенсацією як особисті витрати на проїзд після пролонгації.

Приклад: Роботодавець Бет призначає її на тимчасове робоче місце в січні з реалістичним сподіванням, що вона повернеться на своє звичайне робоче місце у вересні. Однак у серпні очевидно, що проект займе більше часу, тому призначення Бет продовжується до наступного березня. Як тільки роботодавець Бет знає або реалістично очікує, що робота Бет на тимчасовому місці буде тривати більше одного року, необхідні зміни в податковому режимі витрат на відрядження Бет. Без оподаткування можуть бути відшкодовані лише дорожні витрати, понесені до продовження в серпні; витрати на відрядження, понесені та відшкодовані після продовження, є оподатковуваною компенсацією.

Коли місце проживання працівника та звичайне робоче місце знаходяться в одному географічному розташуванні, а працівник відсутній за тимчасовим завданням, працівник часто повертається до місця проживання на вихідні, святкові дні тощо. Витрати, пов’язані з проїздом під час проїзду до місця проживання та з нього, можуть бути виплаченим або відшкодованим роботодавцем без оподаткування, але лише до суми, яку працівник зазнав би, якби працівник залишився на тимчасовому робочому місці, а не їхав додому.

Поїздка на тимчасове робоче місце - Особливі ситуації

Для того, щоб роботодавець ставився до виплати чи відшкодування витрат на відрядження як неоподатковуваний, а не як компенсацію, що підлягає оподаткуванню, слід підтримувати зв’язок працівника зі звичайним робочим місцем. Працівник повинен розраховувати повернутися на звичайне робоче місце після призначення і фактично працювати на звичайному робочому місці досить довго або досить регулярно, щоб він залишався податковим будинком працівника. Особливі ситуації виникають, коли доручення працівника включає періодичні виїзди на тимчасове робоче місце, постійні тимчасові робочі місця та перерви в призначеннях на тимчасові робочі місця.

Повторна поїздка на тимчасове робоче місце. Хоча Податкова служба не опублікувала офіційних вказівок, на які можна покластися, вона розглядала ситуації, коли працівник має регулярне робоче місце та тимчасове робоче місце, до якого працівник очікує поїздки протягом більш ніж одного року, але лише епізодично і нечасто . Під керівництвом IRS, якщо виїзд працівника на тимчасове робоче місце є (1) епізодичним та рідкісним та (2) не перевищує 35 робочих днів у році, поїздка є тимчасовою, хоча це відбувається не один рік. Отже, витрати можуть бути оплачені або відшкодовані роботодавцем на неоподатковуваній основі як тимчасова відрядження.

Приклад: Стефані працює в Місце А, але протягом наступних трьох років їздитиме за необхідністю в Місце В. Якщо поїздка Стефані до Локації В є рідкісною і епізодичною і не перевищує 35 робочих днів на рік, її проїзд до Локації В щороку може бути відшкодований її роботодавцем на неоподатковуваній основі як тимчасова службова поїздка.

Безперервні тимчасові робочі місця. Іноді працівник не має звичайного робочого місця, а натомість має ряд тимчасових робочих місць. Якщо місце проживання працівника не може бути визнано його податковим будинком згідно трифакторного тесту, розробленого Податковою службою, працівник вважається таким, що не має податкового дому, і "подорожує" з метою відшкодування витрат на проїзд. У цьому випадку витрати на відрядження, які оплачує роботодавець, як правило, є оподатковуваним доходом працівника.

Приклад: Патрік спочатку працював у Місце А, але його роботодавець відправляв його в Місце В на одинадцять місяців, а потім призначав Патріка в Місце С на ще вісім місяців. Патрік буде відправлений в Місце D після Місцезнаходження C без очікування повернення в Місце розташування A. Патрік не зберігає місця проживання в Місцезнаходженні A. Витрати на відрядження, сплачені Патріку роботодавцем, швидше за все, будуть оподатковуваним доходом для нього.

Перерви між тимчасовими робочими місцями. У внутрішньому меморандумі IRS звертається до результатів, коли працівник перерваний у призначенні на тимчасові робочі місця. Застосовуючи однорічне правило, IRS зазначає, що перерви у три тижні або менше недостатньо для запобігання узагальненню завдань, однак буде перерва щонайменше на сім місяців. Деякі компанії вирішують не агрегувати доручення, коли перерви коротші за сім місяців, але значно довші за три тижні, враховуючи відсутність суттєвих вказівок з цього питання з боку Податкової служби.

Приклад: Регулярне робоче місце Дона знаходиться в Місце А. Роботодавець Дона відправляє його в Місце Б на десять місяців, назад у Місце А на вісім місяців, а потім знову в Місце В протягом чотирьох місяців. Хоча час перебування Дона в Місцезнаходженні В становить 14 місяців, оскільки завдання там розділені перервою щонайменше на сім місяців, вони не агрегуються для цілей застосування річного правила. Отже, витрати на відрядження, пов’язані з кожним окремим призначенням до Місцезнаходження В, можуть бути відшкодовані роботодавцем на неоподатковуваній основі як тимчасова службова поїздка, оскільки кожне призначення тривало менше року.

Податкові правила щодо ділових поїздок є складними, і податковий режим може різнитися залежно від фактів ситуації. Роботодавці повинні ретельно аналізувати організацію ділових поїздок, щоб визначити, чи є транспортні витрати, які вони сплачують або відшкодовують, оподатковуваними чи неоподатковуваними для працівників.