Що таке добові?

Ця стаття оновлена з урахуванням ставок 2020 року.

Коли працівники несуть бізнес-витрати, пов’язані з поїздками, ви можете подумати про покриття їх витрат. Ви можете відшкодувати працівникам витрати, виплачуючи їм добові. Що таке добова виплата?

Що таке добові?

Добові - це щоденна допомога, яку ви надаєте працівникам для покриття витрат на відрядження. Добові означають "за кожен день". Ви даєте працівникам фіксовану суму грошей на покриття щоденних витрат на проживання, включаючи проживання, харчування та непередбачені витрати. Добові також можуть бути обмежені покриттям лише харчування та непередбачених витрат.

Працівники цінують добові, оскільки це дає їм можливість поїхати у бізнес, не витрачаючи коштів із власної кишені. Однак ви не зобов’язані надавати добові працівникам.

Що покриває добова?

Ви не можете виплатити працівникам добові відшкодування для покриття транспортних витрат або відшкодування пробігу. Добові покривають лише три види витрат:

Житло (наприклад, готель)
Харчування
Випадкові витрати (наприклад, хімчистка)

Працівники отримують повну добову, якщо їм потрібна компенсація за проживання, а також харчування та непередбачені витрати. Скажімо, працівникові, який працює в штаті Огайо, на вихідні потрібно поїхати до Нью-Йорка. Ви б надали повну добову для покриття вартості проживання, харчування та непередбачених витрат.

Ви можете платити працівникам меншу добову ставку, яка охоплює M&IE, лише якщо їм не потрібно платити за житло. Наприклад, якщо працівник залишається з родиною, ви даєте їм лише добові за харчування та непередбачені витрати.

Як діє добова?

Добові є заміною для використання методу фактичного відшкодування витрат. Замість того, щоб повертати працівникам точну суму, яку вони витратили на поїздку (фактичні витрати), ви вказуєте ставку добових.

Ви можете надати добові заздалегідь до того, як працівник поїде в бізнес. Або ви можете дати добові після.

Незважаючи на те, що ви даєте працівникам фіксовану добову ставку замість фактичного відшкодування, вам все одно потрібно збирати звіти про витрати. Звіти про витрати не повинні бути такими детальними, як коли ви компенсуєте працівникам фактичний метод витрат.

Працівники повинні подати звіт про витрати та надати його вам протягом 60 днів з моменту використання добових. Звіт про витрати повинен містити таку інформацію:

Дата, час і місце
Сума витрат
Ділова мета

Отже, як виплачується добова? Надайте працівникам фіксовану добову ставку. Вам не потрібно схвалювати чи відмовляти у витратах працівника. У більшості випадків працівники можуть залишити невикористані добові гроші.

Федеральні добові ставки

Існує два різні способи визначення ставок добових. Ви будете використовувати метод високих-низьких або стандартний метод добових ставок для розрахунку ставок.

Скористайтеся веб-сайтом Адміністрації загальних служб США, щоб дізнатись ціни для конкретних населених пунктів.

високий-низький розмір добових означає, що добові ставки вищі в певних містах, ніж інші. Високо-низький розмір добових визначає, скільки дозволених добових. Великі міста з вищою ціною життя мають високі показники (наприклад, Нью-Йорк).

Оскільки високі та низькі ставки добових залежать від вартості життя, ставки проживання можуть змінюватися від місяця до місяця. У місяці, коли готелі беруть більше, добові ставки вищі.

Використовувати стандартна добова ставка якщо для міста немає вказаної ставки. Стандартна ставка добових на 2020 рік становить 151 долар США (96 доларів на проживання та 55 доларів на харчування та непередбачені витрати). У перший та останній день подорожі працівника вам потрібно сплатити лише 75% від стандартної ставки.

Щоб дізнатись більше, ознайомтесь із публікацією IRS 1542 про добові ставки.

Чи оподатковується добова?

Як роботодавець, ви можете задатися питанням: Як добові працюють на податки? Добові не оподатковуються. Як правило, ви не будете утримувати податки з заробітної плати з добових виплат.

Добові оподатковуються, якщо працівник не надає інформацію або залишає її поза звітом про витрати. Також оподатковується, якщо ви дасте працівникові фіксовану суму. Якщо ви даєте працівникові понад максимальну добову допомогу, перевищення оподатковується.

Не включайте добові до заробітної плати працівника за формою W-2. Ви включатимете добові до заробітної плати працівника лише у тому випадку, якщо ставка перевищує затверджену IRS максимальну ставку або працівник не надає звіту про витрати.

Обов’язково ведіть облік добових, наприклад звіти про витрати.

Позбудьтеся стресу, який виникає при управлінні фондом оплати праці. Інтернет-програмне забезпечення заробітної плати Patriot дозволяє вам легко вести розрахунок заробітної плати та оплачувати працівникам за допомогою безкоштовного прямого депозиту або чеків. Спробуйте сьогодні безкоштовно!

Це не призначено як юридичну консультацію; для отримання додаткової інформації натисніть тут.