Розпочніть або перегляньте підзвітний план

Відшкодування виплат працівникам потребує ретельного дотримання.

Співробітники, включаючи власника бізнесу/працівників, часто зобов'язані оплачувати витрати з власної кишені від імені свого роботодавця або бізнесу. У більшості випадків вони роблять це або очікуючи на відшкодування, або до кінця 2017 року, передбачаючи вимагати витрати у вигляді різного детального відрахування (вище порогу 2% скоригованого валового доходу (AGI)). Якщо роботодавці відшкодовують витрати, працівникам, можливо, доведеться включити цю суму як оподатковувану компенсацію, але, як правило, вони воліють отримувати відшкодування податку, особливо якщо вони не отримували чистої вигоди. Вони можуть це зробити - і бізнес все ще може вимагати відрахування витрат - якщо їх роботодавець відшкодує їх за підзвітним планом.

Підзвітні плани працюють над простою концепцією: якщо компенсаційні виплати власникам бізнесу та їх працівникам будуть належним чином заявлені та задокументовані, вони не підлягають оподаткуванню одержувача. І навпаки, якщо відшкодування не є законними комерційними витратами або не задокументоване належним чином, вони є оподатковуваним доходом працівників. Підзвітні плани - це гнучкий інструмент для стимулювання працівників до досягнення бізнес-цілей та сприяння відрахуванню власниками від працівників витрат, які вони мають на ведення свого бізнесу.

Закон, відомий як Закон про податкові скорочення та робочі місця (TCJA), P.L. 115 - 97, перевизначила відрахування комерційних витрат та заборонила відрахування власних кишенькових витрат, сплачених працівниками за їх особисту податкову декларацію. Враховуючи зміни, настав час для практиків податкової служби CPA переглянути існуючі підзвітні плани своїх клієнтів та допомогти тим, хто хоче створити такий.

Як правило, AGI визначається розділом. 62 (а) як валовий дохід за мінусом певних відрахувань. Ці відрахування включають витрати працівників, оплачені або понесені ними у зв'язку з наданням їм послуг у якості працівника, якщо витрати відшкодовуються за рахунок відшкодування або інших витрат - договору про надбавку з роботодавцем (включаючи таке відшкодування, надане третьою стороною) (Розділ 62 (а) (2) (А)). Розділ 62 (c) додатково вказує, що домовленість не буде розглядатися як відшкодування витрат або інша доплата за витратами, якщо вона не вимагає від працівника обґрунтування витрат, що покриваються за домовленістю (крім деяких винятків згідно з розділом 274 (d)) або якщо це дозволяє працівникові утримувати будь-яку суму, що перевищує обґрунтовані покриті витрати. Може бути корисним проаналізувати ці вимоги та відповідні норми з точки зору роботодавця та працівника.

З ПОГЛЯДУ ПРАЦІВНИКА

Щоб запропонувати підзвітний план, роботодавець повинен дотримуватися трьох стандартів:

Витрати повинні мати діловий зв'язок;
Витрати повинні бути обґрунтовані протягом розумного періоду; і
Невитрачені гроші працівник повинен повернути роботодавцю, також протягом розумного періоду.

Якщо будь-яка з трьох умов не виконується, домовленість про відшкодування розглядається як план, що не підлягає звітності. Іншими словами, відшкодування є оподатковуваною компенсацією працівникові та оподатковується податком на зайнятість.

БІЗНЕС-ПІДКЛЮЧЕННЯ

Перш ніж відшкодувати кошти, роботодавець повинен дозволити придбання з законною комерційною метою. Покупка для законних ділових цілей - це все, що підлягає відрахуванню під Regs. Розділ 1. 62 - 2, включаючи:

Витрати на відрядження (фактичні або добові);
Витрати на газ або пробіг (фактичні або добові);
Інструменти та приладдя;
Домашній офіс, включаючи амортизацію;
Мобільний телефон;
Інтернет;
Навчання та розвиток; і
Збори, передплата та професійні ліцензії.

Відшкодування витрат не змінює самостійність витрат. Наприклад, харчування може компенсуватись у розмірі 100% від вартості, хоча компанія витрачає лише 50% франшизи. Витрати на розваги більше не підлягають віднесенню як такі, як такі, згідно з TCJA (розділ 274 (a) (1)). Якщо роботодавець відшкодовує розважальні витрати, це відшкодування повинно розглядатися як заробітна плата (Рег. Розділи 1. 62 - 2 (c) (5) та 1. 62 - 2 (d)). Приклади невизначених витрат на розваги згідно TCJA включають (Рег. Розділ 1. 274 - 2 (b) (1) (i)):

Нічні клуби;
Коктейльні зали;
Театри;
Заміські клуби;
Гольф та атлетичні клуби;
Спортивні заходи; і
Полювання та риболовля.

Відшкодування дрібних інструментів може бути сірою зоною, яку слід ретельно задокументувати (див. Rev. Rul. 2012 - 25 та Постанови IRS Letter 200930029 та 201120021). У випадках, коли працівники повинні регулярно надавати власні інструменти та матеріали, схеми відшкодування не повинні нагадувати заробітну плату. Наприклад, якщо двірник повинен надати власні засоби для прибирання і йому платять 200 доларів на день, роботодавець не може просто визначити 50 доларів заробітної плати прибиральника як відшкодовані витрати на прибирання. Якщо працівник у будь-якому випадку отримає однакову суму компенсації, вимога про ділові зв’язки не виконується. Відшкодування повинно чітко співвідноситися з фактичними витратами.

Доведення телефонних та Інтернет-витрат також може перевірити практичні межі. Витрати на телефон, що відшкодовуються за підзвітним планом, повинні стосуватися телефонних дзвінків, здійснених за справжнім діловим зв’язком. Це означає обґрунтування суми відшкодування фактичними виписками про виставлення рахунків, зазначенням ділових дзвінків та компенсацією витрат, які працівник у будь-якому випадку сплатив би. Цей рівень оформлення документів може бути страшним. Хоча ці витрати можна відшкодувати за підзвітним планом, натомість розгляньте встановлене відшкодування в доларах, яке може бути здійснено шляхом трактування витрат як пільг, передбачених розділом. 132 (a) (3) (див. Також Повідомлення 2011 - 72 та Податкову записку IBS для малого бізнесу/самозайнятості SBSE - 04 - 0911 - 083).

Підзвітні плани можуть бути структуровані для забезпечення авансів або надбавок, які обґрунтовуються по факту. Наприклад, брокерська компанія може запропонувати встановлену норму харчування, яка базується на доході, створеному брокерською групою. Однак одержувачі повинні підтвердити, що всі долари були витрачені на підприємницьку діяльність. Детальні звіти про витрати допомагають відрізнити підзвітні відшкодування за програмою від невідповідальних надбавок за програмою. Наприклад, надбавка на автомобіль без вимоги враховувати пробіг, дати та пункти призначення повинна бути повністю вказана у формі W - 2 працівника, Заява про заробітну плату та податки, як заробітна плата, навіть якщо працівник має значний пробіг у бізнесі.

Підзвітні плани не є планами виплат працівникам і не повинні дотримуватися правил недискримінації, що застосовуються до планів виплат працівникам. Наприклад, бізнес може відшкодувати власнику, але не іншим працівникам, домашній офіс, наприклад. Роботодавець може мати різні домовленості з різними працівниками, і якщо один працівник не виконує вимоги плану, це постраждає лише від цього працівника.

ПІДСТАНОВКА

"Обгрунтоване" означає, що роботодавець повинен зібрати документацію, яка показує суму, час, місце та ділову мету витрат. Як правило, це передбачає облікову книгу, журнал, квитанцію, рахунок або виписку з кредитної картки. Це не повинен бути оригінал, але доказ повинен бути досить конкретним, щоб диференціювати види витрат. Наприклад, виписки з кредитної картки на готельні витрати буде недостатньо, якщо вона чітко не відокремить харчування та розваги від витрат на нічліг. Переліку категоризованих витрат також недостатньо, якщо окремі покупки не деталізовані та не підтримуються. Необхідна документація охоплюється двома різними розділами Кодексу.

ВІДШКОДЖЕННЯ ТА ДЕННІ

Підприємства та їх співробітники можуть покладатися на федеральні табельні доплати та норми пробігу, щоб звітувати про витрати на їжу та проїзд, а не документувати конкретні витрати. Це вірно, навіть якщо заявлена сума менше суми, яку витратив працівник. Роботодавці все ще повинні зберігати дати, час та ділову мету витрат. Якщо ваш клієнт використовує суми добових відшкодувань, не забудьте скоригувати різницю у витратах у різних областях для суточних та пропорційні витрати на часткові дні подорожі.

Федеральну ставку на проїзд можна визначити по-різному: федеральну добову ставку, стандартну норму їжі або високу - низьку ставку (див. Rev. Proc. 2011 - 47 для правил та Повідомлення 2019 - 55 для відповідних ставок. на період 1 жовтня 2019 р. до 30 вересня 2020 р.).

Власники підприємств та пов'язані сторони не можуть самі використовувати суточні для підтвердження своїх витрат. Власники повинні надати фактичні квитанції за будь-яких обставин. Витрати, пов'язані з чоловіком/дружиною працівника та відвідуванням сім'ї на ділових заходах, не підлягають відшкодуванню та не підлягають відшкодуванню згідно з підзвітним планом, якщо тільки не можна чітко продемонструвати, що присутність сім'ї має добросовісну ділову мету.

Для платежів, здійснених незалежним підрядникам за планом відшкодування, може не застосовуватися обмеження на 50% на витрати на харчування. Якщо незалежний підрядник не повністю врахував витрати на харчування, підприємство буде розглядати платежі, як зроблені підряднику за надані послуги. Якщо витрати на їжу повністю враховані, витрати на їжу можуть бути визначені підприємством на 50% (Рег. Розділ 1. 274 - 2 (f) (2) (iv)). Підприємства та незалежні підрядники можуть визначити, як трактуються витрати на харчування у своєму контракті.

Витрати на автомобіль можуть бути відшкодовані за стандартною нормою пробігу або фіксованою та змінною ставкою. Якщо фізична особа отримує відшкодування з використанням норми пробігу IRS, фактичні витрати не потрібно обґрунтовувати, але про інші елементи ведення бізнесу (дату, пробіг, пункт призначення тощо) необхідно повідомляти роботодавцю за допомогою звіту про рахунок витрат, програми або іншого письмовий запис.

Регс. Розділ 1. 274 - 5 (c) (2) (iii) (A) (2) забезпечує певну гнучкість у видах документації, необхідних для підтвердження витрат. Індивідуальна сек. 274 витрати менше 75 доларів не вимагають отримання конкретної квитанції, за винятком того, що витрати на проживання, незалежно від суми, повинні бути задокументовані (Рег. Розділ 1. 274 - 5 (c) (2) (iii) (A) (1)).

ПІДСТАНОВКА: МАЛІ СУМИ

Податкова служба визнає, що малому бізнесу може бути важко вести детальний облік та супровідні документи на всі витрати. Служба дозволяє певну свободу під час збору даних, зазначаючи: "Детальний запис невеликих витрат. Як, наприклад, підказки, не будуть потрібні" (Рег. Розділ 1. 162 - 17 (d) (2)). Однак Регс. Розділ 1. 162 - 17 не пропонує a de minimis сума для цієї мети. Ідея IRS щодо належного обґрунтування полягає у "підготовці щоденного щоденника або запису про витрати, що ведеться досить детально, щоб [платник податків] міг легко визначити суму та характер будь-яких витрат та збереження супровідних документів" (ід. ). Тягар доказування покладається на платника податків, і розумно порадити клієнтам зберегти достатню кількість документації, щоб уникнути обговорення адекватності з агентом. Податкова служба, швидше за все, надасть свободу за відсутність квитанцій, якщо платник податків може показати детальну та точну підтримку витрат, на які вимагається.

"РОЗУМНИЙ ПЕРІОД ЧАСУ"

Податкове управління допускає, що "розумний період часу" у вимогах 2 та 3 щодо підзвітного плану (див. "З точки зору роботодавця" вище) залежить від фактів та обставин. Однак у Regs. Розділ 1. 62 - 2 (g) (2), він пропонує дві безпечні гавані:

Виправлено-датаметод: Аванс є прийнятним, якщо він зроблений протягом 30 днів з моменту сплати або понесення витрат. Витрати повинні бути обґрунтовані платником протягом 60 днів після їх сплати або здійснення. Погашення будь-якої надміру сплаченої авансової оплати повинно бути здійснено протягом 60 днів після сплати або здійснення витрат.
Періодичні-заяваметод: Якщо компанія надає щонайменше щоквартальні звіти з детальним описом будь-яких виплат, що перевищують суму, обґрунтовану працівником, і вимагає обґрунтування додаткових комерційних витрат або вимагає повернення надміру сплачених авансів протягом 120 днів з моменту виписки, обґрунтовані витрати або сума, повернена протягом цього часу буде розглянуто як обґрунтоване або повернуто в розумний термін під безпечну гавань.

Натомість покладання на факти та обставини надає роботодавцю більше гнучкості, але вимагає більшої ретельності. В одному випадку платник податків подавав звіти про витрати щороку, але також надавав квитанцію про кожен видатк під час кожної покупки. Оскільки роботодавець був проінформований про кожну витрату, коли вона була здійснена, достатньо було подавати детальну вимогу про відшкодування раз на рік (Намист, T.C. Пам’ятка. 2004 - 263, внесено до інших питань, 435 F.3d 910 (8-е коло 2006 р.).

Як зазначалося вище, роботодавці можуть запропонувати авансовий рахунок для покриття витрат працівників. Однак, якщо працівник фактично не витрачає аванс на придбання бізнесу, переплату потрібно повернути. Податкова служба повідомляє, що "розумний термін" у цьому випадку становить 120 днів. На практиці роботодавцю потрібно намагатися своєчасно відповідати витратам та відшкодуванню. Оцінки, навіть якщо вони обґрунтовані, не є прийнятними (Rev. Rul. 2005 - 52). Положення передбачають, що безпечні гавані "розумного періоду" недоступні для підприємств, які регулярно завищують аванси в порівнянні з витратами (Рег. Розділ 1. 62 - 2 (g) (3)).

ВИМОГИ ДО ПИСЬМЕННОЇ ПОЛІТИКИ

Підзвітний план не повинен бути письмовим; однак письмовий документ надає структуру, яка забезпечує відповідність трьом необхідним елементам. Письмова політика відшкодування витрат повинна пояснювати:

Період часу для подання працівниками витрат;
Процес подання запиту на відшкодування, включаючи документи, необхідні для підтвердження запиту;
Процедура повернення надлишкових відшкодувань або надбавок;
Види витрат, що підлягають відшкодуванню;
Максимально допустима сума для певних витрат; і
Бажані постачальники для зменшення витрат.

З ПОГЛЯДУ ПРАЦІВНИКА

TCJA змінив ситуацію для працівників, які оплачують власні витрати на бізнес. До TCJA, якщо роботодавець не надавав підзвітного плану або якщо працівник не отримував відшкодування, працівник міг вирахувати ці витрати згідно з розділом. 67 (b) за власною формою 1040, Декларація з податку на доходи фізичних осіб США, за Списком А, Розділені відрахування, як різний детальний відрахування за умови порогового значення AGI 2%. Відповідно до нового розділу TCJA 67 (g), ці різні деталізовані відрахування призупиняються на податкові роки, починаючи з 31 грудня 2017 р. І до 1 січня 2026 р. Працівники тепер повинні вибирати між витратами на комерційні витрати без будь-якої пільги з відрахування та дотриманням відповідальності існуючого роботодавця план, або, якщо роботодавець не пропонує такого, вимагаючи, щоб роботодавець запровадив його.

Якщо роботодавець має підзвітний план, але неправильно повідомляє про відшкодування витрат як дохід працівникові за формою W - 2, працівник повинен вимагати виправленого W - 2 .

ПОРАДИ ДЛЯ НАЙКРАЩОЇ ПРАКТИКИ

Підзвітні плани є важливим інструментом стимулювання працівників до просування бізнес-цілей. Вони також є чудовими інструментами для того, щоб допомогти власнику бізнесу повернути витрати, сплачені від імені компанії, не побоюючись, що виплати будуть розглядатися як компенсація або як вклад в капітал.

CPA можуть взяти на себе ініціативу, щоб допомогти клієнтам зібрати та задокументувати інформацію, необхідну для звітного плану. Як і в багатьох правилах IRS, важко визначити, що є "розумним". Визначення IRS є, напевно, більш вимогливим, ніж визначення клієнта вашого власника бізнесу. Порадьте своїх клієнтів-власників бізнесу не ігнорувати пов'язані з цим документи. Надайте їм шаблони підзвітних планових документів, резолюцій та запитів на відшкодування. Ознайомтесь із програмами, які допомагають вашим клієнтам виконувати вимоги. Існує декілька: MileIQ, BizXpenseTracker, банк квитанцій, Expensify, Shoeboxed, квитанції від хвилі та багато інших. Запитуйте підписану копію корпоративної резолюції та відповідального плану плану для своїх файлів.

Допоможіть клієнтам розробити регулярний та послідовний процес відшкодування витрат, який стає частиною їхньої організаційної структури. Якщо власник відшкодовує собі кошти як працівник, переконайтеся, що окремі чеки виписуються у відповідь на конкретні запити про відшкодування. Допоможіть своїм клієнтам уникнути обговорення з агентом IRS щодо того, що таке "адекватне" та "детальне", заохочуючи їх постійно збирати ретельну документацію.

Про автора

Дайна Е. Роан, CPA/ABV, CGMA, є акціонером компанії Perry & Roane PC у місті Нівот, штат Колорадо.

Щоб прокоментувати цю статтю або запропонувати ідею для іншої статті, зв’яжіться з Полом Боннером, старшим редактором JofA, за адресою [email protected] або 919-402-4434.

CPE самонавчання

Податкове планування для малого бізнесу - Основи податкового персоналу (# 158303, доступ в Інтернеті)

Щоб отримати додаткову інформацію або зробити покупку, перейдіть на сайт aicpastore.com або зателефонуйте до Інституту за номером 888-777-7077.

Податковий радник та податковий відділ