Щотижневе читання: 10 готових відповідей електронною поштою, що заощадить години на тиждень

Електронні листи мають тенденцію зайняти наші робочі дні. Але є одна хитрість, яка допоможе вам швидко та ефективно їх пройти: готові відповіді. Використання шаблонів для загальних запитів не тільки економить ваш час, але допомагає приймати кращі та швидші рішення, усуваючи тертя написання кожної відповіді з нуля.

Трохи попередньо вклавши час, ви можете створити бібліотеку готових відповідей для більшості ситуацій. Для початку, ось кілька найкорисніших з них, які ми використовуємо для економії годин електронної пошти щотижня.

Як використовувати готові відповіді в Gmail

Ви можете налаштувати готові відповіді майже в кожному сучасному поштовому клієнті. Але якщо ви користувач Gmail, це особливо легко.

По-перше, активуйте готові відповіді під Налаштування> Додатково> Готові відповіді.

Щойно це налаштування Gmail буде ввімкнено, ви зможете зберігати написані вами електронні листи як готові відповіді. Введіть відповідь або створіть новий електронний лист, а потім використовуйте Більше і виберіть Консервовані відповіді і Нова консервована відповідь... щоб назвати вашу відповідь.

Наступного разу, коли ви будете відповідати на повідомлення, ваші готові відповіді з’являться в меню і їх можна додати до повідомлення одним клацанням миші.

1. Швидкий запит на 30-хвилинну зустріч із календарем

Коли використовувати: Мало що займає більше часу, ніж планування зустрічі. Замість того, щоб витрачати 4-5 електронних листів, намагаючись знайти час, який вам підходить, надішліть просту підготовлену відповідь із посиланням на ваш календар.

Calendly - чудовий варіант, але є й інші сервіси, які займаються подібними справами, наприклад Doodle чи функція Google Slots - зустрічі.

Привіт,

Ось посилання на мій календар. Не соромтеся вибирати час, який вам підходить. Вибравши час, обов’язково введіть контактні дані, де ви хочете, щоб я зв’язався з вами.

[Календарне посилання]

Спасибі!

[Твоє ім'я]

2. Відхиліть поганий електронний лист про продаж чи партнерство

Коли використовувати: Не кожному легко зменшувати можливості, які траплялися на шляху. Це лише людська природа. Ми не хочемо сприймати як негативні чи агресивні. Однак занадто просто витрачати години на спроби вдосконалити свою відповідь "Це не ти, це я".

Проста консервована реакція позбавляє цього тертя і дозволяє швидко впоратися з цими ситуаціями та продовжити свій день.

Як генеральний директор RescueTime, Роббі Макдонелл пояснює:

"Цей майже здається німим, бо він такий короткий. Це насправді не економить набору тексту. Але сказати людям «ні» мені справді важко, і якщо я не буду обережний, то можу витратити більше часу, ніж я мав би намагатися знайти найкращий спосіб сказати ноту «дякую, але не дякую» ».

Це не те, що ми зацікавлені в обговоренні. Вибачте!

Гарного дня.

[Твоє ім'я]

3. Переадресуйте запит на зустріч на електронну пошту

Коли використовувати: Ваш час - це ваш найцінніший ресурс. І потрібно вміти захистити його від поганих можливостей. Хоча легко відмовитись діловим можливостям, які погано підходять, трохи складніше відмовити когось, хто справді просить про вашу допомогу.

У цих ситуаціях ви можете використовувати цю консервовану відповідь, щоб злегка відмахнутись від запиту, залишаючи його відкритим, якщо вони хочуть продовжувати розмову по електронній пошті.

Привіт,

Я хотів би почути більше, але на даний момент мій графік справді наповнений. Як щодо того, щоб ми зараз продовжили розмову електронною поштою? Тоді, якщо є сенс це зробити, ми можемо запланувати дзвінок на пізніший термін.

Спасибі!

[Твоє ім'я]

4. Поводження з засмученим клієнтом

Коли використовувати: Ніхто не любить отримувати погані новини. І це може часто відчувати паралізацію, намагаючись сформулювати відповідь на негативний електронний лист. Ось тут дуже зручно отримати прості консервовані відповіді "отримане повідомлення, і ми вже готові". Це особливо ефективно, коли це надходить від когось, хто займає вищу посаду, наприклад, менеджера, віце-президента або навіть генерального директора.

Привіт,

Не впевнений, що тут пішло не так, але я пересилаю це нашій службі підтримки для розслідування.

Ми розглянемо його суть і якнайшвидше розберемося.

5. Позбавтесь від пріоритетної роботи

Коли використовувати: Іноді у вас просто занадто багато роботи над тарілкою. Але так само, як відмова від ділової можливості чи зустрічі, легко витратити занадто багато часу на негативну реакцію.

У цих випадках добре мати просту готову відповідь, повідомляючи людям, що ви не зможете їм допомогти.

Привіт,

Дякую, що подумали про мене за цей проект. На жаль, мій графік повністю заповнений на найближчі кілька тижнів.

Однак у мене є [колега/колега], який раніше допомагав мені у цій роботі. Я був би радий звернутися до них і подивитися, чи встигне вони.

Як це звучить?

6. Обмін інструкціями чи знаннями

Коли використовувати: Є багато можливостей, коли люди надсилають електронною поштою прохання про допомогу. І хоча деякі з них, безумовно, потребуватимуть власної відповіді, існує також безліч сценаріїв, коли це заощадить усім час, вказуючи їм на вже створені вами ресурси. Ці підготовлені відповіді особливо гарні для роботи з жахливими електронними листами "Чи можу я вибрати твій мозок".

Привіт,

Дякуємо за зв’язок!

Я зібрав чимало дописів, які повинні допомогти відповісти на ваші запитання. Погляньте і дайте мені знати, якщо у вас є якісь конкретні запитання, я можу допомогти.

Всього найкращого,

Альтернатива:

Якщо ви працюєте в компанії, вам не обов'язково відповідати вищевказаним способом. Натомість, можливо, ви захочете направити когось на дошку Trello, Google Doc чи інший ресурс, де вони зможуть знайти потрібну інформацію. У цьому випадку ви можете створити підготовлену відповідь із написом:

Ознайомтеся з цією [дошкою Trello, документом Google тощо ...]. Він досить обширний і повинен мати можливість відповісти на більшість ваших запитань про [Проблему].

Якщо ще в чомусь вам потрібна допомога, просто повідомте мене.

Всього найкращого,

7. Розсилання порядку денного зборів

Коли використовувати: Довгі, звивисті, відкриті зустрічі - це загроза ділового світу. Замість того, щоб поважати час кожного і отримувати максимум користі від того, щоб бути разом, зустрічі часто збиваються з курсу і закінчуються не чим іншим, як бронюванням іншої зустрічі. Але трохи попередньої роботи може допомогти вирішити це.

Попрацювавши заздалегідь надсилання порядку денного та обговорення моментів, ви можете переконатися, що зустріч розпочинається правою ногою.

Всім привіт,

З нетерпінням чекаємо нашої зустрічі [Дата та час зустрічі]. Витратьте кілька хвилин, щоб переглянути детальні відомості нижче:

Тема: [Що обговорюється]

Мета: [Мета зустрічі]

Набір: [Де це відбувається? Видаліть, якщо це не потрібно.]

Питання для вирішення:

Спасибі! Побачимось тоді.

8. Відкладіть відповідь комусь (і запитайте, чи терміново)

Коли використовувати: Деякі електронні листи вимагають лише швидкої відповіді. Але в багатьох випадках їм знадобиться серйозний час, щоб розглянути їх і відповісти на них (це те, що ми називаємо боргом за зв’язок!)

Замість того, щоб вага вашої електронної пошти збила з дороги весь ваш день, добре мати готову відповідь, щоб повідомити людину, що ви отримали її електронну пошту, продумати її і незабаром повернутися до неї.

Привіт,

Велике спасибі за зв’язок.

Я просто хотів повідомити вам, що я розглядаю це питання і зв’яжусь з вами до [кінця дня/кінця тижня] з відповіддю.

Якщо це терміново, повідомте мене, і я спробую швидше зв’язатися з вами.

Всього найкращого,

9. Старт проекту

Коли використовувати: Новий проект завжди є каталізатором переповнення папки "Вхідні". Замість того, щоб мати масу безперервних запитань про те, що відбувається і хто що робить, простий стандартний відповідь на проект охоплює все, що вам, вашій команді та вашому клієнту потрібно знати простим повідомленням. Подумайте про це як про міні-документ про обсяг роботи.

Ви можете використовувати цей шаблон (або його індивідуальну версію) після початкової наради для внутрішніх стартів проекту, роботи клієнта-фрілансера або роботи із залученою командою.

Привіт всім,

Було чудово поспілкуватися з вами впродовж дня, і я радий запустити проект!

Ось запис того, що ми обговорювали (якщо щось не звучить правильно або потребує роз’яснень, дайте мені знати, щоб ми це прояснили, перш ніж розпочати):

Завдання: [Однорядковий, високорівневе пояснення твору. Тобто "Основна маркетингова сторінка компанії" Редизайн X ".]

Мета: [Погоджені бізнес-цілі, що додаються до проекту. Тобто “Збільшити коефіцієнт конверсії X% і знизити коефіцієнт відмов на X%”]

Результати:

[Результат 1]

[Результат 2]

[Результат 3]

Розклад: [Коли відбувається робота і коли належить перша віха.]

Терміни оплати: [Скільки коштуватиме проект. Коли це заплатить. І як.]

Дякую всім! З нетерпінням чекаємо початку цього та спільної роботи.

Всього найкращого,

10. Електронні листи, що “дошкуляють” (нагадування клієнтам про платежі або надсилання файлів/копію)

Коли використовувати: Електронні листи часто просто створюють більше електронних листів. Особливо якщо мова йде про те, що вам потрібно. Незалежно від того, чи це файл від дизайнера, чи копія від автора, чи платіж від клієнта, у багатьох ситуаціях корисний шаблон «наїдання» може бути в нагоді.

Привіт,

Це коротке нагадування про те, що [оплата прострочена, я все ще чекаю на дизайн/копію і не можу рухатися вперед без них].

Будь ласка, зв’яжіться зі мною якомога швидше.

Ключ до чудових готових відповідей - це налаштування

Ключ до використання готових відповідей - це налаштування шаблонів електронних листів, які дадуть вам головний старт. Не просто виконуйте роботу за вас.

Спілкування є особистим, і останнє, що ви хочете зробити, це просто спалити тонну холодних, сухих, шаблонних відповідей.

Кожна з цих готових відповідей розроблена, щоб дозволити вам налаштувати та налаштувати їх відповідно до ситуації. Вони зменшують тертя при написанні відповіді на поширене запитання і рятують вас від думки "ну, можливо, цього разу ..."

І пам’ятайте, це лише вихідна точка. Якщо ви виявите, що відповідаєте на одне і те ж питання двічі, варто в довгостроковій перспективі зберегти його як шаблон.

Хочете знайти більше способів оптимізувати свій час у вхідних? Перегляньте наш безкоштовний посібник із 21 налаштування Gmail, який підвищить вашу ефективність, фокус та продуктивність.

Джорі Маккей - письменник, маркетолог вмісту та редактор блогу RescueTime.

2 коментарі

Дякую ЖОРІ, це така чудова інформація.